Požadavky Gmailu, Yahoo a Outlooku na hromadné e-maily

Gmail a Yahoo od února 2024 vyžadují od odesílatelů hromadných e-mailů ověřenou doménu se záznamy SPF a DKIM, záznam DMARC, odhlášení jedním kliknutím a míru stížností na spam pod 0,3 %. Od května 2025 obdobná pravidla uplatňuje Microsoft pro Outlook.com a od listopadu 2025 Gmail nevyhovující e-maily odmítá. V Quandě to znamená tři CNAME záznamy, jeden TXT záznam pro DMARC a firemní adresu odesílatele. Níže najdete, co přesně udělat.

V kostce

1. Pravidla se týkají každého, kdo pošle na Gmail zhruba 5 000 e-mailů denně, základní požadavky platí pro všechny odesílatele.
2. Nastavte v Quandě tři CNAME záznamy pro SPF a DKIM a ověřte je zelenými fajfkami.
3. Přidejte k doméně záznam DMARC, na začátek stačí politika p=none.
4. Neposílejte hromadné e-maily z adres na gmail.com, seznam.cz a dalších free mailech.
5. Hlídejte míru stížností na spam v Google Postmaster Tools, ideálně pod 0,1 %.
6. Než DMARC zpřísníte, zkontrolujte všechna místa, odkud z vaší domény odcházejí e-maily.

Stručně: co, od kdy, koho se to týká a co hrozí

• Co musíte mít: ověřenou doménu se záznamy SPF a DKIM, záznam DMARC alespoň s politikou p=none, odhlášení jedním kliknutím a míru stížností na spam pod 0,3 %.
• Od kdy: Gmail a Yahoo od února 2024, Outlook.com od 5. května 2025. Od listopadu 2025 Gmail nevyhovující e-maily odmítá.
• Koho se to týká: povinně každého, kdo na Gmail nebo Outlook.com pošle zhruba 5 000 a více e-mailů denně. SPF nebo DKIM a míra stížností pod 0,3 % platí pro všechny odesílatele.
• Co hrozí: e-maily skončí ve spamu nebo je Gmail, Yahoo a Outlook.com rovnou odmítnou a k příjemcům se vůbec nedostanou.

Co se změnilo od vydání článku: Článek vyšel v lednu 2024 před začátkem platnosti pravidel. Od té doby Microsoft 5. května 2025 zavedl obdobné požadavky pro Outlook.com, Hotmail.com a Live.com a Gmail od listopadu 2025 nevyhovující e-maily místo varování dočasně i trvale odmítá. Aktualizovali jsme proto přehled požadavků i postup.

Proč poskytovatelé schránek pravidla zavedli

Poskytovatelé e-mailových schránek, jako je Gmail a Yahoo, zpracovávají denně miliony e-mailů, které míří do schránek jejich uživatelů. Ti očekávají, že ve svých schránkách najdou e-maily, které chtějí, a nebudou zavaleni nevyžádanou poštou. Jak říká Marcel Becker, ředitel produktového managementu společnosti Yahoo: „Klíčovým posláním Yahoo je doručovat zprávy, které spotřebitelé chtějí dostávat, a filtrovat zprávy, které nechtějí.“

V rámci boje proti spamu a ve snaze co nejvíce ochránit schránky svých uživatelů proto Gmail i Yahoo zavedli soubor požadavků, které musí odesílatelé hromadných e-mailů splnit, aby byly jejich e-maily doručovány.

Kdo musí požadavky splnit

Google za hromadného odesílatele považuje každého, kdo za 24 hodin pošle na osobní účty Gmailu přibližně 5 000 a více e-mailů. Do limitu se počítají všechny e-maily ze stejné hlavní domény včetně subdomén. Pokud tedy odešlete 2 500 e-mailů z domény firma.cz a dalších 2 500 z newsletter.firma.cz, jste hromadný odesílatel. Tento status navíc nikdy nevyprší, stačí limit překročit jednou.

Základní požadavky, tedy SPF nebo DKIM, platné DNS záznamy a míra stížností pod 0,3 %, platí pro všechny odesílatele bez ohledu na objem. Doporučujeme proto splnit všechny požadavky, i když na Gmail posíláte méně. Ověřená doména a DMARC pomáhají doručitelnosti u všech poskytovatelů schránek, nejen u Gmailu.

Přehled požadavků Gmailu, Yahoo a Outlooku

Zdroj: Google, Pokyny pro odesílatele e-mailů; Yahoo, Sender Best Practices; Microsoft, požadavky na odesílatele velkých objemů pro Outlook.com.

Jak se pravidla zpřísňovala

Google postup odmítání v roce 2024 popsal takto:

„Pokud 75 % odeslaných e-mailů daného odesílatele splňuje naše požadavky, začneme odmítat zbývajících 25 % odeslaných e-mailů, pokud tyto e-maily dané požadavky nesplňují.“

Google

1. Jak nastavit SPF a DKIM pro odesílací doménu

SPF (Sender Policy Framework) je záznam v DNS vaší domény, který určuje, které servery smějí odesílat e-maily jejím jménem.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) je digitální podpis, který odesílací server přidá ke každému e-mailu a jehož veřejný klíč je uložený v DNS domény odesílatele. Příjemce díky němu ověří, že e-mail odeslala daná doména a cestou ho nikdo nezměnil.

SPF a DKIM jsou dvě základní formy ověřování e-mailů. Hromadní odesílatelé musí mít obě.

Co je potřeba udělat:

1. Zkontrolujte, zda máte záznamy SPF a DKIM nastavené. V Quandě se nastavují pomocí tří CNAME záznamů uvedených v části „Ověření odesílatele“. V horním modrém menu otevřete Nastavení / Ověření domén & DNS a klikněte na tlačítko „Zkontrolovat nastavení DNS záznamů“ v pravém horním rohu stránky.
2. Pokud máte u všech vypsaných záznamů zelené fajfky, znamená to, že záznamy jsou správně nastavené a ověřené.
3. Pokud ne, nastavte záznamy u správce DNS vaší odesílací domény. Vyčkejte asi 60 minut a pro ověření nastavení klikněte znovu na tlačítko „Zkontrolovat nastavení DNS záznamů“. Ověření může trvat i několik hodin.
4. Pokud nastavení DNS záznamů pro vaši odesílací doménu není možné, protože odesíláte například z adresy @gmail.com, @seznam.cz nebo @centrum.cz, změňte co nejdříve odesílací adresu na adresu s vaší firemní doménou, viz bod 3.

Tip: Záznamy označené „s1“ a „s2“ jsou doménové klíče DKIM. Díky nim Quanda podepisuje e-maily vaší doménou, takže DMARC projde v souladu s adresou odesílatele. Podrobný postup včetně nastavení u různých správců DNS najdete v návodu Jak nastavit DNS záznamy pro odesílání.

2. Vlastní IP adresa: DNS záznamy hlídáme za vás

Gmail i Yahoo vyžadují, aby odesílací IP adresy měly platné dopředné i reverzní DNS záznamy. Tuto část řešíme na naší straně, u sdílených i u přidělených IP adres.

Co je potřeba udělat:

1. To, zda máte přidělenou vlastní IP adresu pro odesílání e-mailů z Quandy, ověříte v Nastavení / Váš účet / Nastavení tarifu, v sekci Rozšíření.
2. Pokud ano, není na vaší straně potřeba žádná akce. Nastavení DNS záznamů pro vaši přidělenou IP adresu kontrolujeme my.

Kdy se vlastní IP adresa vyplatí, popisuje návod DKIM, SPF, DMARC, Linkbranding a ověření odesílací domény.

3. Neposílejte hromadné e-maily z free mailů

Pokud je vaše odesílací adresa například @gmail.com, @seznam.cz nebo @centrum.cz, je nutné ji co nejdříve změnit na adresu s vaší firemní doménou. Na cizí doméně si SPF, DKIM ani DMARC nenastavíte.

Pokud své hromadné e-maily odesíláte z adresy @gmail.com, Gmail je považuje za vydávání se za jiného odesílatele, protože neodcházejí z jeho serverů. Takové e-maily do schránek v Gmailu nedoručí. Podobně postupují i další poskytovatelé e-mailových schránek.

Co je potřeba udělat:

1. Pokud odesíláte hromadné e-maily z domény, na které nemůžete DNS záznamy nastavit, změňte e-mail uživatele v Quandě, kterého používáte jako odesílatele. Použijte adresu na doméně, ke které máte přístup a u které můžete nastavit příslušné DNS záznamy.
2. Pro novou doménu nastavte záznamy podle bodu 1.

4. Udržujte míru stížností na spam pod 0,3 %

Odesílatelé musí v Google Postmaster Tools udržovat míru stížností na spam pod 0,3 %. Google doporučuje držet ji pod 0,1 % a hranice 0,3 % nikdy nedosáhnout. Od 0,3 % výš se doručování do doručené pošty výrazně zhoršuje.

Co je potřeba udělat:

1. Zkontrolujte, zda máte Google Postmaster Tools nastavené.
2. Pokud ne, nastavte si ho ještě dnes. Stačí se přihlásit Google účtem a ověřit svou odesílací doménu. Najdete zde cenné informace o odesílání z vaší domény, reputaci domény a IP adres, míru stížností na spam, chyby doručení a mnoho dalšího.

Tip: Míra stížností se počítá z e-mailů doručených do doručené pošty. Nejvíc stížností přichází od lidí, kteří si na odběr nepamatují. Posílejte jen kontaktům, které vám daly souhlas nebo s vámi obchodují, odkaz na odhlášení neschovávejte a neaktivní kontakty čas od času vyřaďte. Proč je odhlášení lepší než stížnost, vysvětluje článek Můj email si otevřelo jen 20 % lidí.

5. Umožněte odhlášení jedním kliknutím

Hromadní odesílatelé musí u marketingových e-mailů podporovat odhlášení jedním kliknutím a v těle e-mailu mít dobře viditelný odkaz na odhlášení. Yahoo požaduje žádost o odhlášení vyřídit do 2 dnů, Google doporučuje do 48 hodin.

V Quandě je odkaz na odhlášení součástí každé e-mailové kampaně. Když na něj příjemce klikne, Quanda mu okamžitě nastaví status „Nemůžeme zasílat (odhlášení)“ a kontakt se už v příjemcích dalších kampaní nezobrazí.

Co je potřeba udělat:

1. Neschovávejte odkaz na odhlášení drobným písmem nebo barvou splývající s pozadím.
2. Odhlášené kontakty v Quandě nemažte. Při smazání se ztratí i informace o odhlášení a kontakt byste mohli omylem znovu naimportovat. Víc v návodu Odhlášené kontakty.

6. Jak nastavit DMARC záznam

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) je záznam v DNS, který poskytovatelům schránek říká, co mají udělat s e-mailem, jenž neprojde kontrolou SPF ani DKIM v souladu s doménou odesílatele, a kam vám mají posílat reporty. Staví na záznamech SPF a DKIM, sám nic neověřuje.

Jak k tomu může dojít, když máte vše správně nastavené? Velmi jednoduše. Někdo se za vás vydává a vaším jménem odesílá e-maily. Jelikož nemá přístup k DNS záznamům vaší domény, kontrola SPF a DKIM u jeho e-mailů selže. Záznam DMARC pak říká Gmailu, Seznamu a dalším poskytovatelům, zda mají takový e-mail doručit, přesunout do nevyžádané pošty nebo ho odmítnout.

Anatomie záznamu DMARC

Příklad záznamu DMARC pro začátek:

v=DMARC1; p=none; pct=100; rua=mailto:vas@email.cz; sp=none; aspf=r; adkim=r;

Jak ověřit, zda DMARC záznam máte

1. Otevřete nástroj DMARC Check na webu MxToolbox, případně jiný nástroj pro kontrolu DMARC.
2. Do prázdného pole zadejte svou odesílací doménu. Odesílací doména je část adresy za zavináčem. U nás je to „quanda.com“, protože odesíláme z adres ve tvaru „jmeno@quanda.com“.
3. Podívejte se na výsledek.
4. Pokud záznam DMARC nemáte, přidejte ho podle postupu níže.

Přidání záznamu DMARC krok za krokem

1. Zkopírujte záznam z příkladu výše a text „vas@email.cz“ nahraďte platnou e-mailovou adresou, na kterou budete přijímat reporty.
2. Přihlaste se ke službě, která spravuje DNS záznamy vaší domény (například Active24, Forpsi nebo Wedos), a vytvořte záznam DMARC:
   1. Přidejte nový záznam typu TXT.
   2. Jako název uveďte _dmarc. Celý název má být _dmarc.vasedomena.cz, správce DNS ale obvykle doménu za zadaný název doplní automaticky.
   3. Jako hodnotu vložte zkopírovaný záznam.
   4. Nastavte TTL na 3600.
   5. Záznam uložte a ověřte, že se v DNS objevil.
3. Sledujte reporty, které vám začnou chodit na uvedenou adresu.
4. Zkontrolujte, že všechny e-maily, které z domény odesíláte, nejen z Quandy, mají SPF a DKIM v pořádku. Viz bod 7.
5. Jakmile máte ověřeno, i pomocí reportů DMARC, že veškeré odesílání je správně nastavené, změňte v záznamu p=none na p=quarantine a později na p=reject.

Pozor: Politiku quarantine nebo reject nezapínejte hned. Pokud některý systém posílá e-maily z vaší domény bez SPF a DKIM, jeho e-maily přestanou docházet. Pro Gmail, Yahoo i Outlook.com stačí p=none.

7. Zkontrolujte všechna místa, ze kterých odesíláte e-maily

Nezapomeňte na SPF a DKIM i u běžných e-mailů, notifikací nebo e-mailů z vašeho webu či e-shopu, které odcházejí ze stejné domény.

Pokud některé z nich nepůjde pomocí SPF a DKIM ověřit, poskytovatelé schránek s nimi naloží podle vaší politiky DMARC.

Co je potřeba udělat:

1. Udělejte si seznam všech míst, ze kterých odesíláte e-maily z domény, kterou v Quandě používáte pro hromadné e-maily. Typicky firemní pošta, e-shop, fakturační systém, CRM, rezervační systém nebo formuláře na webu.
2. Zkontrolujte, že na všech těchto místech mají odchozí e-maily nastavené SPF a DKIM.
3. Pokud ano, je vše v pořádku.
4. Pokud ne, SPF a DKIM doplňte. Pomohou vám i reporty DMARC, ve kterých uvidíte každý server, který z vaší domény posílá.

Tip: Hromadné e-maily můžete posílat ze subdomény, třeba info.firma.cz. Reputace marketingových kampaní se tak méně míchá s běžnou firemní poštou. Subdoménu je potřeba v Quandě ověřit stejně jako hlavní doménu. Záznam DMARC hlavní domény se přes značku sp vztahuje i na subdomény a do limitu 5 000 e-mailů se subdomény počítají.

Co v Quandě zkontrolovat hned teď

• Otevřete Nastavení / Ověření domén & DNS a ověřte zelené fajfky u všech tří CNAME záznamů.
• Zkontrolujte, že všichni uživatelé posílají z adresy na firemní doméně, ne z free mailu.
• Ověřte, že vaše doména má záznam DMARC alespoň s politikou p=none.
• Nastavte si Google Postmaster Tools a sledujte míru stížností na spam.
• Sepište všechna místa, ze kterých z vaší domény odcházejí e-maily, a zkontrolujte u nich SPF a DKIM.
• Projděte reporty DMARC a teprve pak politiku zpřísněte.

Závěrem

Pokud máte jakékoli dotazy nebo si nejste jistí, jak postupovat, obraťte se na nás na support@onquanda.com nebo na telefonu +420 605 163 892. S kontrolou nastavení a přidáním všech DNS záznamů vám pomůžeme. Souvislosti doručitelnosti od ověření domény po metriky vysvětluje online kurz Doručitelnost e-mailů od A do Z. Pokud chcete projít celé nastavení společně, domluvte si konzultaci zdarma.