Automatizace procesů mezi aplikacemi, často označovaná jako integrace aplikací, znamená, že si CRM, tabulky, web a e-mailový nástroj předávají data samy a navazující kroky běží bez ručního přepisování. V šesté epizodě videoseriálu Quanda talks o tom Honza (Jan Spáčil, CEO Quandy) mluví s Evou Jordánovou, obchodní ředitelkou Quandy: proč dnes jde propojit skoro všechny firemní aplikace bez programování, jak vypadá cesta od poptávky z webu po úkol pro obchodníka, kolik takové propojení stojí a kolik práce ušetří. Video má 12:42 a pod ním je celý přepis. Moduly a návod najdete v článku Quanda a Make.
V kostce
- Většina firemních aplikací včetně Microsoft 365, nástrojů Googlu a CRM dnes běží online, a proto se dají propojit.
- Make (dříve Integromat) a Zapier propojí aplikace bez programování, Quanda má v Make vlastní aplikaci s 12 moduly.
- Typický řetězec: poptávka z webu, kontakt v CRM, kontakt se štítkem v Quandě, e-mail nebo seriál, klik a úkol pro obchodníka v CRM.
- Ve společnosti Performia zabralo zpracování 350 účastníků webináře dvěma pracovníkům 2,5 dne, automatizace ho teď zvládne do 10 minut.
- Jednoduché propojení s naší pomocí stojí 2 000 až 3 000 Kč jednorázově, konektor programovaný na míru dřív stál desítky až stovky tisíc.
- Stačí poslat pár odrážek, co chcete automatizovat. Proces navrhneme, propojíme a otestujeme, zpravidla během pár dnů.
Stručně
- Co to je: šestá epizoda Quanda talks, videorozhovor s přepisem.
- Kdo mluví: Jan Spáčil, CEO Quandy, a Eva Jordánová, obchodní ředitelka Quandy.
- Pro koho: firmy, které ručně přepisují kontakty a údaje mezi tabulkami, CRM a e-mailovým nástrojem.
- Co je potřeba: API klíč v Quandě a účet v Make, pro Raynet CRM a Pipedrive stačí přímé propojení.
- Kolik stojí: nastavení jednoduchého scénáře s naší pomocí 2 000 až 3 000 Kč jednorázově, e-mailové kampaně začínají na 36 Kč měsíčně bez DPH při roční platbě, API klíč je v Balíčku na míru od tarifu Standard. Make má bezplatný tarif s 1 000 kredity měsíčně, Quanda HUB je za příplatek. Podrobnosti v ceníku.
Délka videa: 12:42
Kapitoly videa
Kliknutím na kapitolu spustíte video od daného místa.
-
Úvod
-
Je možné Quandu napojit na jiné systémy? Jak to funguje?
-
Může automatizace procesů ušetřit mzdové náklady?
-
Automatizace jsou super, ale nebude to moc drahé? A pomůžete mi to navrhnout?
-
Kolik ušetřím, když se pustím do automatizací?
-
Jak postupovat, když chci automatizovat?
Záznam rozhovoru v textové podobě si můžete přečíst níže.
Co je automatizace procesů mezi aplikacemi
Automatizace procesů mezi aplikacemi je propojení, jinak řečeno integrace, firemních systémů, které si data předávají samy: kontakt z tabulky se objeví v CRM, z CRM v Quandě a na jeho chování v e-mailu zase reaguje CRM. Funguje to proto, že většina aplikací, které firmy používají, dnes běží online a nabízí připojení zvenku.
Tak, ahoj Honzo.
Ahoj Evi.
Dneska budeme pokračovat v našem velkém tématu, automatizacích. Minule jsme se bavili o tom, jaké automatizace jde udělat v Quandě. Zmínili jsme jich celou řadu, i když ne úplně všechny. Dneska bychom se pobavili o tom, jestli je možné automatizovat i mimo Quandu. S Quandou, ale mimo ni.
Jasně.
Začala bych tím, že Quandu jde napojit na jiné systémy. Vím, že řada lidí má spoustu kontaktů v excelových tabulkách a různé jiné databáze, přes které je fajn automatizovat. Jak to jde udělat? Co k tomu potřebuju?
To bude dlouhá odpověď. Obecně je to určitě trend, hlavně proto, že drtivá většina aplikací a softwarů, které dnes používají firmy od těch malých po ty největší, jsou online aplikace, ať to lidé tak vnímají nebo ne. I celý balík Microsoft 365, tedy Excel, Word, Outlook a další, jsou online produkty. Instalují se, ale spravují se online a hlavně se na ně dá online napojovat, což je obrovská výhoda. Online jsou i všechny produkty od Googlu a všechna různá CRM.
Předchozí díl: rozhovor o automatizacích přímo v Quandě je Quanda talks #4: Automatizace v e-mailech, formulářích a kontaktech. Přehled všech automatizací Quandy i s tarify najdete v článku E-mailové automatizace.
Jak propojit Quandu s CRM a dalšími aplikacemi
Bez programování přes Make, kde má Quanda vlastní aplikaci s 12 moduly. Scénář poskládáte z hotových modulů a pole jen namapujete. Raynet CRM a Pipedrive mají s Quandou přímé oboustranné propojení a automatizace nad doklady z ERP nebo DMS zajistí Quanda HUB.
Takže i Excel je dnes vlastně online aplikace. Firmy postupně přecházejí na online produkty a to má velkou výhodu: dají se snadno propojovat mezi sebou. Pomohlo tomu, že v posledních letech vznikly aplikace jako Make, který se dřív jmenoval Integromat, a Zapier. Asi jsou i další podobné, ale tyhle dvě jsou nejznámější. Umožnily propojovat aplikace mezi sebou bez jakéhokoliv programování. Technicky se o tom samozřejmě něco vědět musí, ale nic se neprogramuje.
Dřív to bylo tak, že když člověk chtěl propojit dvě aplikace, musel se naprogramovat takzvaný konektor nebo můstek, nějaký aktivní prvek, který s oběma aplikacemi komunikoval. Přenášel třeba kontakty z CRM jinam a zpátky zapisoval zase něco jiného.
Dnešní prostředí nám umožňuje aplikace propojovat jen technickým nastavením, takže se celý proces velmi zlevnil a zrychlil. A umožňuje věci, které byly dřív dost neuvěřitelné: propojit excelové tabulky s CRM, sledovat v něm, co se děje, reagovat na to e-maily a podle toho, co se děje v e-mailech, zase upravovat CRM. To přináší obrovskou efektivitu ve vnitrofiremních procesech.
Jak na to dnes: Quanda má v Make vlastní ověřenou aplikaci s 12 moduly: zakládání a aktualizace kontaktů, hromadný import kontaktů a firem, štítky, transakční e-maily a další. Postup v šesti krocích popisuje článek Quanda a Make, API klíč vytvoříte podle nápovědy Dokumentace k API a API klíč.
Jak vypadá automatizace od poptávky po úkol pro obchodníka
Poptávka z webu se zpracuje v CRM, nový kontakt se uloží do Quandy se štítkem a štítek spustí e-mail nebo e-mailový seriál. Když příjemce klikne na tlačítko „mám zájem“, propojení založí obchodníkovi v CRM úkol, aby zákazníkovi zavolal. Nikdo nic nepřeposílá ani nepřepisuje.
- Poptávka z webu se automaticky zpracuje v CRM.
- Nový kontakt z CRM se uloží do Quandy se štítkem.
- Štítek spustí automatizaci v Quandě: e-mail nebo zařazení do e-mailového seriálu.
- Příjemce klikne na odkaz, třeba „mám zájem o více informací“.
- Klik založí v CRM úkol pro obchodníka, který má kontakt na starosti.
- Vedoucí v CRM vidí, jestli obchodník úkol splnil.
Už to není tak, že musím ručně poslat e-mail a pak jeho výsledky ručně někam zapsat. Nebo že když mi z e-mailu přijde poptávka, musím ji přeposlat obchodníkovi a za tři dny se ho ptát, jestli už zavolal nebo poslal e-mail.
Dnes se to dá udělat tak, že poptávka z webu se automaticky zpracuje v CRM. Když v CRM vznikne nový kontakt, automaticky se uloží do Quandy. A když do Quandy přijde kontakt s určitým štítkem, navazují na to automatizace v Quandě: rovnou odejde e-mail nebo se kontakt zařadí do e-mailového seriálu. A když člověk klikne na konkrétní odkaz, například na tlačítko „mám zájem o více informací“ nebo „zajímá mě tento produkt“, propojení naplánuje do CRM úkol pro obchodníka, který má kontakt na starosti, aby mu zítra zavolal.
A protože je to naplánovaný úkol, ten, kdo sleduje plnění úkolů, vidí, jestli to obchodník udělal nebo neudělal. Tím se v týmu ušetří obrovské množství práce a času, nedělají se chyby a funguje to.
Jak to dnes funguje v Quandě: štítek spustí e-mail přes automatizace kontaktů nebo e-mailový seriál. Na klik v e-mailu reagujete přes webhook: v Quandě v Nastavení, části Webhooky, přidáte webhook pro klik na odkaz a Make podle něj založí úkol v CRM. Postup popisuje článek Quanda a Make.
Může automatizace procesů ušetřit mzdové náklady
Může. Ve společnosti Performia zabralo zpracování 350 účastníků webináře dvěma pracovníkům 2,5 dne, automatizace ho teď zvládne do 10 minut. Podle Honzy se po sečtení všech ručních kroků ušetří klidně polovina pracovní doby jednoho člověka a lidé se víc věnují zákazníkům.
Já tomu říkám: „Když to změníte, nikdo neprotestuje.“ Změníte totiž proces, tedy jednotlivé úkony, které na sebe navazují. A běží to dál, za zlomek ceny, kterou to stojí, když se to dělá ručně.
Když to změníte, nikdo neprotestuje.
Jan SpáčilCEO QuandaV podstatě ti to ušetří, trošku nadneseně, celé pracovní místo. Reálně je dost možné, že ho ušetří.
Je to správná úvaha. Tyhle věci dokážou ušetřit tolik času, že když se to nakonec sečte, klidně to může být jedno pracovní místo.
Nebo minimálně polovina pracovní doby, kdy může člověk mezitím dělat něco jiného.
Přesně tak. Lidé se pak můžou víc věnovat tomu, co stroje nedokážou a dokážou lidé: budovat vztah, být víc v komunikaci se zákazníky, zavolat jim. Dělat práci, která se špatně automatizuje, protože je v ní potřeba lidský faktor. A nemusí pořád přepisovat stejnou informaci třikrát na tři místa. Třeba excelová tabulka, která chodí každé pondělí a z níž se pak vytvářejí desítky úkolů v CRM, protože pojišťovna pošle přehled smluv, které je potřeba zpracovat.
Z praxe: Ve společnosti Performia spol. s r.o. po skončení webináře scénář v Make vyhodnotí dotazníky účastníků, zapíše je do Raynet CRM, do excelové tabulky a do Quandy a nastaví jim štítky a kategorie v CRM i v Quandě. Zpracování 350 účastníků dřív zabralo dvěma pracovníkům 2,5 dne, teď je hotové do 10 minut. Celkem jsme v Make pro 26 zákazníků realizovali přes 60 scénářů, podrobnosti najdete v článku Quanda a Make.
Tohle všechno se dá zautomatizovat a propojit, aby lidé dělali kvalifikovanou práci, na kterou jsou kompetentní. A abychom nezaměstnávali čím dál víc lidí v administrativě, kteří dokola přepisují stejná čísla na dvacet míst, protože je potřebuju mít v CRM, v Outlooku, v Quandě a kdo ví kde ještě. Pak si nejsme jistí, kde jsou data aktuální, vznikají chyby a překlepy. To všechno se dá propojením velmi pěkně eliminovat.
Kolik stojí propojení aplikací
Jednoduché propojení, například přenos kontaktů z CRM do Quandy, s naší pomocí stojí 2 000 až 3 000 Kč jednorázově (stav k říjnu 2026). Rozsáhlejší řešení s mnoha scénáři vyjde podle Honzy na jednotky až desítky tisíc. Konektor programovaný na míru dřív stál desítky tisíc až statisíce korun.
S čím se hodně setkávám, když mluvím s klienty: jsou nadšení, už vidí, jak to zavedou, a napadá je dalších tisíc věcí, které by chtěli, až to začne fungovat. Největší blokáda je ale cena. Představa je: „Ty jo, to je super, ale to mě zruinuje.“ Umíš nastřelit, kde se to pohybuje?
Vezmu úplně jednoduchý scénář. Mám online aplikaci, ve které spravuju obchod a kontakty, nějaké CRM, a k tomu Quandu a chci přenášet kontakty. Těžko se to odhaduje, ať nás pak nikdo nechytá za slovo, ale jsou to malé jednotky tisíců korun. Takovou věc jde zprovoznit klidně za 2 000 korun. Je to jednorázově, dál se nic neplatí. Protože lidé používají Quandu a k ní další věci a chtějí je propojit, děláme to jako servis.
Poznámka k aktualizaci: rozhovor je z roku 2022 a cena platí i dnes: nastavení jednoduchého scénáře s naší pomocí stojí 2 000 až 3 000 Kč jednorázově (stav k říjnu 2026). Rozsáhlejší řešení spočítáme na konzultaci zdarma. K provozu potřebujete API klíč, který je v Balíčku na míru od tarifu Standard a ve variantě Jen e-maily od tarifu Professional, a účet v Make. Bezplatný tarif Make má 1 000 kreditů měsíčně (stav k říjnu 2026). Quanda HUB pro automatizace nad doklady je samostatná položka ceníku.
Dřív, když se dělaly konektory na míru, to bylo minimálně desítky tisíc až statisíce. Dnes jsou to malé jednotky tisíc, a když je scénářů hodně, desítky tisíc. Pořád je to ale vzhledem k tomu, kolik to šetří času a lidské práce, zlomek.
To jsem chtěla říct. Je to zlomek personálních nákladů, které dnes letí nahoru. Když mi to ušetří polovinu pracovní doby člověka.
Každý měsíc.
Každý měsíc. A já zaplatím, i kdyby 20 nebo 30 tisíc, jednorázově, a pak mi to běží.
Hlavně to ani nebývá tolik. Když jsou to jednoduché věci, je to za pár tisíc hotové.
Kdo vám automatizaci navrhne
Navrhneme ji s vámi. Stačí nám poslat pár odrážek, co chcete automatizovat. Protože známe Quandu i aplikace, které se propojují, vymyslíme, kam dát štítky, jaká data jsou potřeba a jestli je to technicky možné. Pak to propojíme a otestujeme.
Čemu se osobně věnuju a s čím zákazníkům pomáhám, je vymyslet celý proces. Velmi dobře známe aplikace, které se propojují, i prostředí Quandy. Když nám zákazník řekne: „Potřeboval bych, aby z mého CRM šly kontakty do Quandy, ale jen když dostanou štítek, třeba mailing,“ vymyslíme, kam ten štítek dají, jak to má vypadat, jak se přenese do Quandy a jak to spolu bude komunikovat.
Zákazníci velmi často oceňují, že vymyslíme proces a nemusí si ho celý vymýšlet sami, protože často neznají technické možnosti a zákoutí všech systémů. Často mi pošlou pár odrážek:
- Dostávám excelovou tabulku a potřebuju ji do CRM.
- Když se změní kontakt v CRM, potřebuju ho mít i v Quandě.
- Když obchodník uzavře objednávku a já to v CRM označím, chci za tři dny poslat zákazníkovi dotazník spokojenosti, jestli celý obchod proběhl v pořádku.
Z několika takových odrážek navrhnu systém: jak budou údaje zadávat do CRM, jaká data jsou potřeba, a zjistíme, jestli je to technicky možné a jak. Pak to propojíme, otestujeme a běží to.
Inspirace pro odrážky: šest hotových scénářů, od uvítacího e-mailu pro lead z reklamy po dotazník po uzavřeném požadavku na podporu, ukazuje článek Quanda a Make. Jak sestavit dotazník spokojenosti, který po obchodu odejde, rozebírá Quanda talks #10: Online dotazníky.
Jak postupovat, když chcete automatizovat
Ozvěte se nám a domluvte si online schůzku. Řeknete, co chcete automatizovat, my posoudíme, za jakých předpokladů je to možné, a když se rozhodnete pokračovat, propojení připravíme, zpravidla během pár dnů. Nic se neprogramuje ani nehostuje na vlastních serverech.
- Pošlete nám pár odrážek, co chcete automatizovat.
- Na online schůzce je projdeme a řekneme, co je možné a za jakých předpokladů.
- Když se rozhodnete pokračovat, navrhneme proces a propojení připravíme.
- Scénáře otestujeme a spustíme.
Čili kroky jsou takové: kdo má zájem, ať se nám ozve. Propojíme vás přes Zoom nebo jinou online schůzku, všechno projdete, nastavíte a už to běží.
Ano, je to jednoduché. Klient řekne: „Chci těchhle pět věcí.“ Já se na to podívám a řeknu: „Ano, je to možné, tohle za takových a takových předpokladů.“ A když se rozhodneme, že do toho jdeme, vyrobí se to. Zpravidla je to za pár dnů, protože ty věci fakt nejsou složité. Neudělá se to za pět minut, je v tom technické nastavení a technická dokumentace, ale žádné kódování ani programování.
To je obrovská výhoda, protože to nepotřebuje žádné speciální aplikace ani hostování serverů a všechny ty složitosti, bez kterých to dřív nešlo. Díky prostředí, ve kterém se dnes pohybujeme, a tomu, jak jsou aplikace navržené, tohle úplně odpadá.
Kde začít: domluvte si konzultaci zdarma nebo napište na support@onquanda.com. Pro Raynet CRM a Pipedrive Make nepotřebujete, stačí přímé propojení podle nápovědy Propojení Quandy a Raynet CRM nebo Propojení Quandy a Pipedrive CRM.
Proč propojení aplikací dřív nedávalo smysl
Protože bylo drahé. Když propojení stálo 300 000 korun, vyplatilo se spíš zaměstnat na dva roky brigádníka, který kontakty přepisoval ručně. Dnes je propojení aplikací ekonomicky dostupné a rychle hotové, takže se vyplatí i malým firmám.
Musím říct, že jsem z toho nadšený, protože to přineslo úplně nový rozměr do konektivity a propojování aplikací. Kdo je v tomhle byznysu dlouho, dlouhé roky snil o tom, aby spolu systémy komunikovaly. Ještě před pár lety to byla úplná sci-fi, protože systémy byly natolik odlišné a propojení natolik drahé a neefektivní. Když propojení stojí 300 tisíc korun, mám za ty peníze na dva roky brigádníka, který mi kontakty bude přenášet ručně. Tím to ztrácelo smysl. Ale když je to takhle ekonomicky dostupné a snadno a rychle realizovatelné, dává to naprostý smysl.
Ještě před pár lety to byla úplná sci-fi.
Jan SpáčilCEO QuandaTo určitě. Bezva, takže automatizacím zdar.
Automatizacím zdar.
Tak jo, děkuju ti.
Taky díky. Měj se hezky.
Ahoj.
Poznámka k aktualizaci: kromě Make se dnes Quanda propojuje přímo s Raynet CRM a Pipedrive (oboustranně) a s Caris DMS a SOFTapp (přenos kontaktů). Automatizace nad fakturami, objednávkami nebo kartami vozidel z ERP, DMS a CRM, například Helios iNuvio nebo BlueJet, zajistí Quanda HUB, který přenáší data průběžně, u běžících projektů jednou za hodinu. Kterou cestu zvolit, porovnává tabulka v článku Quanda a Make.
Chcete to mít sepsané? Moduly Quandy v Make, návod v šesti krocích a hotové scénáře popisuje článek Quanda a Make: jak propojit e-maily s CRM a dalšími aplikacemi. Co všechno umí automatizace přímo v Quandě, shrnuje článek E-mailové automatizace.
Další díly najdete v přehledu epizod Quanda talks.
