Jak z odpovědí vybrat termín, místo a program

Plánovací dotazník je průzkum před akcí, jehož výsledkem nejsou názory, ale rozhodnutí: kdy, kde, na jak dlouho a s jakým programem. Proto většina otázek nabízí možnosti, které jdou sečíst.

• Termín: do druhé otázky doplňte jen termíny, které máte předjednané s místem konání. Vyhrává termín s nejvíce hlasy mezi lidmi, kteří v první otázce odpověděli Určitě přijdu nebo Spíše přijdu.
• Délka a dny: čtěte obě otázky společně. Když většina chce pracovní dny a nejvýše jeden den, vícedenní víkendová akce účast sníží, i kdyby program byl sebelepší.
• Místo: otázka na dojezd určí okruh, ve kterém hledat. Tipy z otevřené otázky pak posuzujte jen uvnitř tohoto okruhu. Když hodně lidí podmiňuje účast společnou dopravou, zahrňte autobus do rozpočtu.
• Program: každý vybírá nejvýše tři možnosti, pořadí podle počtu hlasů je proto rovnou pořadí priorit. První dvě až tři místa tvoří kostru programu.
• Doprovod: odpovědi s partnerem a dětmi mění typ místa i programu. Rozhodněte, zda bude akce s doprovodem, dřív, než místo zamluvíte.

Výsledky hlasování lidem pošlete spolu s pozvánkou. Kdo vidí, že jeho hlas měl váhu, přijde spíš a příští dotazník vyplní ochotněji.

Jak poslat dotazník účastníkům z Quandy

1. V Quandě vytvořte nový dotazník a zadejte do něj třináct otázek šablony. Postup popisuje nápověda Vytvoření a nastavení online dotazníku.
2. Doplňte místa v závorkách: název nebo roční období akce a tři konkrétní termíny, které máte předjednané s místem konání.
3. V kroku Distribuce přepněte stav dotazníku na Připraven k použití a zvolte Distribuovat e-mailem, odpovědi se pak uloží ke kontaktům.
4. Kampaň pošlete dva až tři měsíce před akcí a v e-mailu uveďte datum, do kdy sbíráte odpovědi. Deset dnů obvykle stačí.
5. Komu do týdne neodpoví, pošlete jednu připomínku s datem uzávěrky. Víc připomínek už působí jako nátlak.

Jak vyhodnotit odpovědi účastníků

Odhad účasti je počet lidí, se kterým jdete rezervovat místo. Vychází z první otázky a zpřesní ho až závazná přihláška v pozvánce.

1. V dotazníku otevřete Analýzu odpovědí. U každé otázky vidíte počty a podíly jednotlivých možností.
2. Z první otázky odhadněte účast: odpovědi Určitě přijdu a zhruba polovina odpovědí Spíše přijdu.
3. Pokročilým filtrem zobrazte jen ty, kdo přijdou určitě nebo spíše, a teprve v tomto výběru čtěte termíny, délku, dojezd a program.
4. U stravy sečtěte jednotlivá omezení a vypište si odpovědi z pole Jiné omezení nebo alergie. Seznam předejte cateringu.
5. Výsledky stáhněte jako PDF v Závěrečné zprávě a přiložte je k návrhu akce pro vedení.

Jak odpovědi využít v pozvánce a na akci

Pozvánka na firemní akci je e-mail, který má z nezávazného zájmu udělat potvrzenou účast. Nejlépe funguje, když se opírá o to, co lidé sami řekli v dotazníku.

• V pozvánce uveďte, kolik lidí hlasovalo a co vyhrálo: termín, místo a hlavní body programu.
• Lidem, kteří odpověděli Záleží na termínu a programu, pošlete pozvánku s programem na prvním místě. Rozhodují se podle něj.
• V automatizacích dotazníku nastavte akci Přidat štítek, například Akce léto, dotazník vyplněn. Podle štítku pak oslovíte zvlášť ty, kdo vyplnili, a ty, kdo ne.
• Tipy na hosty a nápady z poslední otázky projděte s vedením. Jeden splněný nápad, o kterém na akci řeknete, čí byl, udělá víc než drahý program.
• Po akci pošlete krátké hodnocení o třech otázkách a výsledky si uložte k plánování příštího ročníku.