Právní aspekty zpracování osobních údajů podle GDPR, tedy právní titul, účel zpracování a platnost, nastavíte u kontaktů v Quandě hromadně importem. Kontakty vyexportujete, v Excelu vyplníte sloupce pro zpracování osobních údajů a soubor naimportujete zpět s předností Importované kontakty. Evidence je dostupná ve všech tarifech.
U každého kontaktu pak najdete právní titul, účel a platnost v detailu kontaktu v části Nastavení odesílání. Podle účelu vybíráte příjemce kampaní v Podrobném filtru na stránce Příjemci. Proč na evidenci záleží a jak získávat souhlas, vysvětluje článek GDPR v e-mail marketingu.
Které sloupce v souboru potřebujete
Export kontaktů obsahuje všechny sloupce. Ty, které nepotřebujete, klidně smažte. Ponechte sloupec E-mail (hlavní e-mail), podle kterého Quanda kontakty při importu páruje, a tyto sloupce:
| Sloupec | Co do něj napsat |
|---|---|
| Vlastník kontaktu byl ověřen pomocí Double opt in | true, pokud kontakt adresu potvrdil přes double opt-in, jinak false |
| Účel zpracování osobních údajů | číslo účelu 1 až 19, víc účelů oddělte čárkou, se znaménkem mínus účel odeberete, například -2 |
| Status zasílání e-mailů | 1 = Zasílat e-maily, 2 = Nemůžeme zasílat (odhlášení), 3 = Nemůžeme zasílat (vypršel souhlas), 4 = Nemůžeme zasílat (čekáme na souhlas) |
| Platnost do | datum, případně i čas, ve tvaru 13.10.2028 nebo 13.10.2028 13:30 |
| Právní titul: Oprávněný zájem správce | true nebo false |
| Právní titul: Plnění právní povinnosti | true nebo false |
| Právní titul: Plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření | true nebo false |
| Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů | true nebo false |
| Právní titul: Veřejný zájem | true nebo false |
| Právní titul: Životně důležitý zájem | true nebo false |
Jaká čísla účelů Quanda používá
| Číslo | Účel zpracování |
|---|---|
| 1 | Nenastaven (výchozí) |
| 2 | Zasílání obchodních a reklamních sdělení |
| 3 | Direct marketing |
| 4 | Zlepšování produktů a služeb |
| 5 | Zasílání informací o novinkách |
| 6 | Reakce na projevený zájem |
| 7 | Poskytnutí odborného obsahu |
| 8 | Realizace zákaznické soutěže |
| 9 | Realizace vzdělávacích akcí |
| 10 | Realizace marketingového průzkumu |
| 11 | Realizace průzkumu trhu |
| 12 | Plnění kupní smlouvy nebo jednání o jejím uzavření |
| 13 | Plnění Smlouvy o dílo nebo jednání o jejím uzavření |
| 14 | Plnění pracovněprávních smluv a povinností |
| 15 | Ochrana majetku a zdraví |
| 16 | Uplatnění právních nároků |
| 17 | Plnění zákona o účetnictví |
| 18 | Archivace ve veřejném zájmu |
| 19 | Pro statistické účely |
Jak importovat právní titul, účel a platnost
- Roztřiďte kontakty podle toho, na jakém základě jim píšete. Typicky stávající zákazníci s oprávněným zájmem správce a zájemci, u kterých souhlas doložíte. Kontakty, u kterých souhlas doložit neumíte, neimportujte.
- Vyexportujte kontakty. Otevřete Kontakty a úplně dole pod seznamem klikněte na Hromadný export kontaktů.
- Otevřete export v Excelu přes kartu Data, Z textu/CSV s kódováním UTF-8 a oddělovačem čárka, viz Jak otevřít soubor CSV v Excelu.
- Vyplňte GDPR sloupce podle tabulek výše.
- Uložte soubor nejlépe jako sešit xlsx. Když chcete CSV, zvolte CSV UTF-8 (s oddělovači) a zkontrolujte, že sloupce odděluje čárka. Soubor se středníky import nepřijme.
- Naimportujte soubor přes Hromadný import kontaktů s předností Importované kontakty a po importu namátkou zkontrolujte několik kontaktů. Postup importu popisuje Průvodce importem kontaktů.
Pro stávajícího zákazníka a zájemce se souhlasem vypadají sloupce takto:
| E-mail (hlavní e-mail) | Účel zpracování osobních údajů | Status zasílání e-mailů | Platnost do | Právní titul: Oprávněný zájem správce | Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů |
|---|---|---|---|---|---|
| zakaznik@example.com | 2 | 1 | 13.10.2028 | true | false |
| zajemce@example.com | 5 | 1 | 13.10.2028 | false | true |
Když má kontakt víc účelů, napište je do jedné buňky oddělené čárkou, například 2,5. Do sloupce Platnost do pak patří dvě data a do každého sloupce Právní titul dvě hodnoty true nebo false, vždy ve stejném pořadí jako účely. V ostatních sloupcích Právní titul nechte hodnotu false.
Tip: U velké databáze si nejdřív udělejte zkušební import na pár řádcích. Chyba v pořadí hodnot se v tabulce s tisíci řádky hledá špatně.
Máte otázky? Rádi Vám na ně odpovíme. Stačí kontaktovat naši zákaznickou podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.
Časté otázky
Vyexportujte kontakty, v Excelu vyplňte sloupce Účel zpracování osobních údajů, Platnost do, Status zasílání e-mailů a sloupce Právní titul a soubor naimportujte zpět s předností Importované kontakty. Import 1 000 kontaktů trvá zhruba 2 až 3 minuty.
Číslem od 1 do 19 podle seznamu účelů v Quandě, například 2 pro Zasílání obchodních a reklamních sdělení. Víc účelů napište do jedné buňky oddělených čárkou, například 2,5. Se znaménkem mínus účel odeberete, například -2.
Každý právní titul má vlastní sloupec. U titulu, který chcete nastavit, napište true, u ostatních false. Když má kontakt víc účelů, zapište hodnoty ve stejném pořadí jako účely, například true,false.
Nejčastěji byla zvolena přednost Stávající kontakty, se kterou Quanda kontakty, které už má, přeskočí. Import zopakujte s předností Importované kontakty. Zkontrolujte také, že soubor používá jako oddělovač čárku, CSV se středníky import nepřijme.
Ano. Právní titul, účel zpracování i platnost evidujete u kontaktů ve všech tarifech Quandy bez příplatku.