Export kontaktů a jejich příprava pro import

Kontakty pro import do Quandy připravíte tak, že je vyexportujete z CRM, Outlooku nebo účetního programu do souboru xlsx nebo CSV, v Excelu zkontrolujete sloupce s e-mailem, jménem, příjmením a štítky a soubor uložíte jako xlsx nebo CSV v kódování UTF-8. Takto připravený soubor pak nahrajete přes Průvodce importem kontaktů.

Jak kontakty vyexportovat a otevřít v Excelu

Většina CRM, poštovních a účetních programů umí kontakty vyexportovat do souboru xlsx pro Excel nebo do textového souboru CSV.

• Soubor xlsx otevřete v Excelu běžně dvojklikem.
• Soubor CSV po dvojkliku často skončí v jednom sloupci a s rozbitou diakritikou. Načtěte ho proto přes kartu Data a tlačítko Z textu/CSV s kódováním UTF-8 a oddělovačem čárka. Celý postup popisuje článek Jak otevřít soubor CSV v Excelu.

Které údaje do souboru připravit

Nejdůležitější je e-mail, protože podle něj Quanda pozná, jestli kontakt už má uložený. Jedna e-mailová adresa může být v Quandě uložená jen jednou. Doporučujeme připravit aspoň tyto sloupce:

1. E-mail
2. Jméno
3. Příjmení
4. Telefon
5. Štítky

Podle toho, co v Quandě chcete využívat, se hodí i další sloupce:

• Pohlaví pro oslovení příjmením v pátém pádu. Quanda přijme hodnoty muž a žena, male a female nebo man a woman. Více v článku Tvorba oslovení v 5. pádu.
• Vlastník kontaktu s e-mailem uživatele Quandy, který se o kontakt stará. Využijete ho pro automatickou volbu odesílatele. Více v článku Vlastník kontaktu.
• Uživatelská pole pro údaje, které nemají vlastní pole, například číslo zákaznické karty.
• Právní titul, účel zpracování a platnost souhlasu pro evidenci podle GDPR. Postup popisuje článek Jak správně importovat právní aspekty zpracování osobních údajů.

Jak rozdělit kontakty do skupin pomocí štítků

Štítek zařazuje kontakt do skupiny a nejčastěji ho využijete při výběru příjemců kampaně. Než soubor připravíte, rozmyslete si, jaké skupiny budete pro komunikaci potřebovat. Osvědčuje se rozdělení na stávající a potenciální zákazníky, protože každá skupina obvykle dostává jiné informace. Dál můžete kontakty třídit podle kategorie produktů, místa nebo způsobu nákupu či vztahu k vaší firmě.

Pro štítky vytvořte v Excelu samostatný sloupec:

1. Do buňky napište štítek, například zakaznik.
2. Když má kontakt patřit do víc skupin, napište štítky do jedné buňky a oddělte je čárkou, například zakaznik, novinky.
3. Pro stejnou skupinu používejte vždy přesně stejný štítek. Quanda rozlišuje mezery, velká a malá písmena i diakritiku, takže z překlepu vznikne nový štítek.

Quanda štítky při importu sama založí a kontaktům přiřadí. Skupin si ale nevytvářejte víc, než kolika dokážete pravidelně posílat obsah, který pro ně dává smysl. Více o práci se štítky najdete v článku Štítky.

Jak soubor uložit pro import

Až máte všechny údaje připravené, uložte soubor:

• jako xlsx,
• jako CSV UTF-8 (s oddělovači). Excel nabízí víc typů CSV, vždy zvolte ten s oddělovači. Formáty CSV (MS-DOS) a CSV (Macintosh) Quanda nepodporuje.

Když se po importu zobrazuje text s nesmyslnými znaky místo diakritiky, pomůže návod na opravu kódování.

Co můžete nastavit ještě před importem

V Quandě v části Kontakty, Automatizace můžete předem zapnout automatizace kontaktů. Při vytvoření nebo úpravě kontaktu umí vytvořit oslovení v pátém pádu, doplnit pohlaví nebo datum svátku, vyplnit uživatelské pole, přidat štítek nebo odeslat e-mail. Automatizace kontaktů nejsou ve všech tarifech, přehled najdete v ceníku.

Importem můžete kontakty a údaje kdykoli později doplnit nebo opravit. Stačí zvolit, že při importu mají přednost importované kontakty.

Máte otázky? Rádi Vám na ně odpovíme. Stačí kontaktovat naši zákaznickou podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.