Automatizace formulářů: jak je nastavit a využít naplno

Automatizace formuláře je pravidlo, které Quanda provede sama, když návštěvník odešle formulář na vašem webu. Spustí ji každé odeslání nebo jen odeslání se zaškrtnutým souhlasem. Pak může kontaktu přidat nebo odebrat štítek, poslat mu potvrzovací e-mail, upozornit vás nebo kolegu, vyplnit až 6 uživatelských polí, přiřadit vlastníka kontaktu a uložit GDPR podrobnosti o souhlasu. Každou akci naplánujete na minuty, hodiny nebo dny po odeslání. Od 6. 10. 2026 navíc formuláře vznikají v novém drag & drop editoru a na web se vkládají jako HTML.

V kostce

1. Jedna automatizace provede jednu akci, jejich počet u formuláře není omezený a každou naplánujete na minuty, hodiny nebo dny po odeslání.
2. Základ jsou čtyři automatizace: štítek, potvrzovací e-mail, upozornění obchodníkovi a GDPR podrobnosti u souhlasu.
3. Štítek nastavte jako první automatizaci s čekáním 1 minutu a pojmenujte ho podle formuláře, třeba Webinář říjen.
4. U formuláře se souhlasem uložíte ke kontaktu právní titul, účel zpracování a délku zpracování.
5. Double opt-in ověří e-mail odesílatele a ověřený kontakt dostane příznak Ověřen.
6. Od 6. 10. 2026 se formuláře tvoří v novém drag & drop editoru, který spojuje stránky formuláře, design i animace a zvlášť řeší desktop a mobil.

Stručně: co automatizace formuláře je, kdy se spustí, co umí a co hrozí bez ní

• Co to je: pravidlo, které po odeslání formuláře samo provede akci s novým kontaktem.
• Kdy se spustí: po odeslání formuláře, případně jen po odeslání se zaškrtnutým souhlasem.
• Co umí: sedm druhů akcí ve třech skupinách: označení kontaktu (štítky, uživatelská pole, vlastník), komunikace (e-mail kontaktu, upozornění kolegovi) a evidence souhlasu (GDPR podrobnosti).
• Co hrozí bez ní: kontakty z formuláře se ztratí v databázi, nikdo o nich neví a souhlas nemáte doložený.

Co se změnilo od vydání článku: Článek vyšel v únoru 2019 a popisoval tři automatizace: upozornění kolegovi, potvrzovací e-mail a štítek. V říjnu 2026 jsme ho přepsali podle dnešní Quandy. Přibyla druhá podmínka Formulář byl odeslán se souhlasem, akce pro uživatelská pole, vlastníka kontaktu a GDPR podrobnosti, souhrnné oznámení a double opt-in. Od 6. 10. 2026 navíc Quanda používá nový editor formulářů. Všechny snímky obrazovky jsou nové.

Co je automatizace formuláře

Automatizace formuláře je pravidlo, které Quanda provede automaticky po odeslání formuláře. Nemusíte kontakty ručně přepisovat, štítkovat ani posílat potvrzení. Stačí jednou nastavit, co se má s každým novým kontaktem stát. Platí to pro kontaktní formulář, poptávkový formulář i přihlášku k newsletteru.

Každá automatizace má tři části, stejně jako automatizace v e-mailových kampaních nebo dotaznících:

• Spustit, když: událost, která automatizaci spustí. U formuláře je to vždy jeho odeslání.
• Nastavit akci: co Quanda udělá, třeba přidá štítek nebo pošle e-mail.
• Naplánovat: kdy se akce provede, za kolik minut, hodin nebo dní po odeslání.

Jedna automatizace provede jednu akci. Když po odeslání chcete víc věcí, třeba štítek, potvrzovací e-mail a upozornění obchodníkovi, nastavíte tři automatizace. Každou přidáte tlačítkem Přidat novou podmínku, jejich počet omezený není. Quanda v rozhraní nazývá automatizaci podmínkou, proto se tlačítko jmenuje Přidat novou podmínku. Jak automatizace fungují v celé Quandě, popisuje článek E-mailové automatizace: 8 scénářů, které pracují za vás.

Nový editor formulářů v Quandě

Nový editor formulářů nasadila Quanda 6. 10. 2026. Je to drag & drop editor, ve kterém formulář poskládáte z polí a prvků a navrhnete ho přesně podle svého webu. Na jednom místě jsou teď stránky formuláře, design i animace, dřív to byly samostatné kroky. Editor formulářů je součástí marketingové platformy Quanda.

Co nový editor přináší:

• Formulář jako HTML, ne jako iframe (iframe je rámec, který do stránky vkládá obsah z jiné adresy). Na stránce, kam formulář vložíte, se vygeneruje přímo HTML. Snáz se tak měří jeho konverze.
• Vše v jednom editoru. Pole, design, animace i vlastní CSS nastavujete na jednom místě, rovnou vidíte výsledek.
• Zvlášť desktop a mobil. Přepínačem nahoře přejdete na mobilní zobrazení. Quanda se zeptá, jestli chcete pro mobil jiný design, a pak upravíte každou verzi samostatně.
• Děkovací stránka pro obě verze. I stránku, která se zobrazí po odeslání, navrhnete zvlášť pro počítač a pro mobil.

Nové formuláře se od 6. 10. 2026 tvoří jen v novém editoru. Formuláře vytvořené dřív upravujete zatím v původním editoru. Do kdy ho Quanda bude udržovat, včas oznámí, abyste měli dost času formuláře převést. Automatizace, double opt-in a vložení kódu najdete v levém menu formuláře.

Dvě podmínky: kdy se automatizace spustí

Automatizaci formuláře spustí vždy odeslání formuláře. V části Spustit, když vybíráte ze dvou podmínek:

• Formulář byl odeslán: automatizace se spustí u každého odeslání. Hodí se pro štítky, potvrzovací e-mail a upozornění.
• Formulář byl odeslán se souhlasem: automatizace se spustí jen tehdy, když návštěvník zaškrtl políčko se souhlasem. Jen s touto podmínkou můžete použít akci Nastavit GDPR podrobnosti.

Druhá podmínka se hodí u formulářů, kde je souhlas dobrovolný. Například přihláška na akci může mít souhlas se zasíláním novinek. Kdo ho zaškrtne, dostane štítek pro newsletter, ostatní jen potvrzení registrace.

7 akcí, které po odeslání formuláře nastavíte

Automatizace formuláře umí sedm druhů akcí: přidat štítek, odebrat štítek, odeslat e-mail kontaktu, odeslat upozornění uživateli Quandy, vyplnit uživatelské pole, přiřadit vlastníka kontaktu a nastavit GDPR podrobnosti. Vybíráte je v části Nastavit akci.

E-mail pro akce Odeslat e-mail a Odeslat upozornění připravíte předem jako transakční e-mail. Transakční e-mail je e-mail, který Quanda pošle jednomu kontaktu v reakci na jeho akci, ne hromadná kampaň. Postup popisuje nápověda Automatizace a transakční e-maily v jednoduché kampani. Do upozornění vložte značky personalizace, Quanda za ně dosadí údaje, které kontakt vyplnil do formuláře.

Tip: Uživatelská pole vyplněná automatizací se hodí pro zdroj kontaktu. Když stejný formulář vložíte na web i na stánek na veletrhu, vyplňte u každé verze jiný text, třeba Web a Veletrh 2026. V kontaktech pak hned vidíte, odkud kdo přišel. Uživatelská pole navíc můžete v jejich nastavení přejmenovat a jejich obsah hromadně smazat, takže je postupně využijete pro různé účely.

Jak nastavit automatizaci formuláře

Automatizaci formuláře nastavíte v Quandě v šesti krocích: otevřete formulář, v levém menu zvolíte Automatizace, přidáte podmínku, vyberete akci, naplánujete ji a uložíte. Jedna automatizace zabere zhruba 2 minuty.

1. Otevřete formulář a v levém menu zvolte Automatizace.
2. Klikněte na Přidat novou podmínku a automatizaci pojmenujte.
3. V části Spustit, když zvolte Formulář byl odeslán nebo Formulář byl odeslán se souhlasem.
4. V části Nastavit akci vyberte, co se má stát, a akci doplňte, například zvolte štítek nebo transakční e-mail.
5. V části Naplánovat nastavte, za kolik minut, hodin nebo dní se akce provede.
6. Automatizaci uložte. Pro každou další akci přidejte další automatizaci.

Uložené automatizace uvidíte v přehledu nastavených podmínek: název, podmínku, akci, datum vytvoření a kdy se automatizace naposledy spustila. Základní postup popisuje nápověda Automatizace ve formuláři.

GDPR podrobnosti ze souhlasu ve formuláři

Akce Nastavit GDPR podrobnosti uloží ke kontaktu, na základě čeho a jak dlouho jeho osobní údaje zpracováváte. Je dostupná jen s podmínkou Formulář byl odeslán se souhlasem a vyplňujete v ní tři údaje:

• Právní titul: souhlas se zpracováním osobních údajů, oprávněný zájem správce, plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření, plnění právní povinnosti, veřejný zájem nebo životně důležitý zájem.
• Účel zpracování: například zasílání obchodních a reklamních sdělení, zasílání informací o novinkách, poskytnutí odborného obsahu, realizace vzdělávacích akcí nebo realizace zákaznické soutěže.
• Délka zpracování osobních údajů: od 1 dne do 20 let.

Právní titul, účel i délku volte podle textu souhlasu, který ve formuláři návštěvník zaškrtává. Co v souhlasu slíbíte, to má odpovídat i údajům u kontaktu. Políčko se souhlasem nesmí být předem zaškrtnuté, souhlas musí návštěvník dát sám.

4 automatizace, které nastavte u každého formuláře

U každého formuláře nastavte čtyři automatizace: štítek, potvrzovací e-mail kontaktu, upozornění obchodníkovi a GDPR podrobnosti u souhlasu. Většina formulářů si s nimi vystačí.

1. Štítek pro všechny, kdo formulář odeslali. Podmínka Formulář byl odeslán, akce Přidat štítek, čekat 1 minutu. Štítek pojmenujte podle formuláře, třeba Webinář říjen nebo E-book automatizace.
2. Potvrzovací e-mail kontaktu (automatická odpověď, autoresponder). Podmínka Formulář byl odeslán, akce Odeslat e-mail. Poděkujte, potvrďte, co si kontakt objednal, a pošlete slíbený obsah. Potvrzovací e-mail přichází ve chvíli, kdy ho kontakt čeká.
3. Upozornění obchodníkovi. Podmínka Formulář byl odeslán, akce Odeslat upozornění pošle údaje z formuláře kolegovi.
4. GDPR podrobnosti u souhlasu. Podmínka Formulář byl odeslán se souhlasem, akce Nastavit GDPR podrobnosti podle textu souhlasu.

U poptávek a žádostí o ukázku přidejte pátou automatizaci s akcí Přiřadit vlastníka kontaktu.

Příklad z praxe: Vlastní formulář Quandy „60+ tipů poutavých předmětů e-mailů“ běží od roku 2020. Za tu dobu přes něj přišlo 446 kontaktů a odeslalo ho 7,1 % lidí, kterým se zobrazil. Tipy dostanou kontakty přímo v potvrzovacím e-mailu. Ten otevřelo 60,2 % příjemců a na tlačítko s odkazem na další tipy, jak vylepšit e-mailové kampaně, kliklo 9,2 %.

Pozor: Kontakt, který formulář odeslal bez štítku, v databázi dohledáte jen ručně. Štítek proto nastavte vždy jako první automatizaci, ještě než formulář vložíte na web.

Na štítek z formuláře pak naváže další komunikace, třeba uvítací seriál. Příklady najdete v článku E-mailové automatizace: 8 scénářů, které pracují za vás.

Souhrnné oznámení manažerovi formuláře

Souhrnné oznámení je přehled nových odeslání formuláře, který Quanda posílá manažerovi formuláře denně, týdně nebo měsíčně. Zapnete ho pod přehledem automatizací v nastavení Zasílat souhrnné oznámení manažerovi formuláře. Manažera formuláře určíte v nastavení formuláře. Volbou Nezasílat oznámení vypnete. U nového formuláře je ve výchozím nastavení zvoleno Týdně.

Souhrnné oznámení se hodí tam, kde nepotřebujete reagovat na každý kontakt hned, například u přihlášek k newsletteru. U poptávek použijte raději akci Odeslat upozornění, která přijde hned po odeslání.

Double opt-in: ověření e-mailu z formuláře

Double opt-in je ověření e-mailové adresy, kterou návštěvník do formuláře zadal. Zapnete ho v levém menu formuláře v části Double opt in přepínačem Aktivovat ověření vlastníka e-mailu pomocí Double opt in. Pak napíšete předmět a text ověřovacího e-mailu a vložíte do něj ověřovací odkaz.

Po odeslání formuláře přijde kontaktu ověřovací e-mail. Teprve kliknutím na odkaz svou adresu ověří. Ověřený kontakt má v seznamu kontaktů příznak Ověřen a v historii kontaktu vidíte, kdy a pomocí kterého formuláře k ověření došlo.

Ověřovací odkaz nemusí být jen v e-mailu z formuláře. E-mail editor ho nabízí jako jeden z typů odkazů, takže ho vložíte i do běžné kampaně nebo do transakčního e-mailu, třeba když chcete ověřit starší kontakty. Proč se double opt-in vyplácí a co říkají data, rozebírá článek Double opt-in. Co je to a jak funguje?, nastavení krok za krokem popisuje nápověda Double opt in.

Kontrolní seznam automatizací formuláře

Před vložením formuláře na web zkontrolujte sedm věcí: štítek, potvrzovací e-mail, upozornění, GDPR podrobnosti, nezaškrtnutý souhlas, double opt-in a zkušební odeslání.

• Formulář má automatizaci, která každému kontaktu přidá štítek.
• Kontakt dostane potvrzovací e-mail se vším, co jste ve formuláři slíbili.
• O nových kontaktech se dozví ten, kdo na ně má reagovat, upozorněním nebo souhrnným oznámením.
• Formulář se souhlasem ukládá GDPR podrobnosti odpovídající textu souhlasu.
• Políčko se souhlasem není předem zaškrtnuté.
• Double opt-in je zapnutý tam, kde potřebujete ověřené adresy.
• Formulář jste otestovali: odeslali jste ho a zkontrolovali štítek, e-maily i údaje u kontaktu.

Závěrem

Automatizace formuláře rozhodne o tom, jestli z vyplněného formuláře bude nový zákazník nebo zapomenutý řádek v databázi. Štítek, potvrzovací e-mail, upozornění a GDPR podrobnosti nastavíte za pár minut a pak už pracují samy u každého kontaktu. S novým editorem navíc formulář navrhnete zvlášť pro počítač i pro mobil.

Jak formuláři pomoci k co nejvíc kontaktům, radí článek Animované formuláře: automat na nové kontakty a co nabídnout výměnou za kontakt, článek Lead magnety v B2B marketingu. Celé téma projdete v online kurzu zdarma Získávání kontaktů: formuláře a lead magnety. A pokud chcete automatizace nastavit s námi, ozvěte se nám.