Kontakty z veletrhu: jak je získat a nepromarnit

Kontakty z veletrhu získáte, když si předem stanovíte cíl, pozvete zákazníky na svůj stánek a na stánku kontakty sbíráte rovnou do databáze, ne na vizitky. Veletrh je jedna z mála příležitostí, kdy potkáte potenciální zákazníky osobně, uslyšíte jejich námitky a poznáte, kdo má o produkt skutečný zájem. Aby se z rozhovorů staly obchody, potřebujete formulář se souhlasem na tabletu nebo za QR kódem, štítek, podle kterého kontakty z veletrhu poznáte, a follow-up e-mail do 48 hodin. Níže najdete postup v sedmi krocích, šest chyb, kvůli kterým jsou peníze za veletrh vyhozené, a pravidla pro souhlas podle GDPR.

V kostce

1. Veletrh je jeden z nejsilnějších off-line zdrojů kontaktů: zákazník srovná dodavatele na jednom místě a vy s ním mluvíte z očí do očí.
2. Bez účelu a cíle vyjádřeného číslem nepoznáte, jestli se veletrh vyplatil.
3. Pozvánka e-mailem dva až tři týdny předem přivede na stánek lidi, kteří vás už znají.
4. Kontakty sbírejte formulářem na tabletu nebo přes QR kód rovnou do databáze, se souhlasem a se štítkem veletrhu.
5. Vizitka není souhlas se zasíláním newsletteru, slouží jen pro odpověď na to, o čem jste mluvili.
6. Follow-up e-mail pošlete do 48 hodin, dokud si vás lidé pamatují.

Stručně: kdy začít, jak sbírat, co potřebujete a co hrozí

• Kdy začít: s koncem předchozího veletrhu, stánek a průzkum řešte několik měsíců předem.
• Jak sbírat kontakty: formulářem z Quandy na tabletu nebo přes QR kód s odkazem na formulář, vizitky jen jako záloha.
• Co potřebujete: cíl vyjádřený číslem, lead magnet, nezaškrtnuté políčko se souhlasem a štítek veletrhu.
• Co hrozí: po týdnu má zájemce ve schránce víc nabídek od konkurence a bez souhlasu ho nesmíte zařadit do newsletteru.

Co se změnilo od vydání článku: Článek vyšel v listopadu 2019 pod názvem Kontakty můžete efektivně získávat i off-line a vznikl ve spolupráci s Ing. Jiřím Janečkem ze společnosti Fiveco, která se věnuje veletržnímu marketingu. V říjnu 2026 jsme ho přepsali do postupu v sedmi krocích. Přibyl sběr kontaktů na stánku formulářem na tabletu a přes QR kód, pravidla pro souhlas podle GDPR, automatizace formuláře a follow-up e-mail po veletrhu.

Proč se kontakty z veletrhu vyplatí

Kontakt z veletrhu je kontakt na člověka, se kterým jste osobně mluvili na stánku a který vám svou adresu svěřil. Takový kontakt má větší hodnotu než adresa z webu, protože už víte, co ho zajímá a jaké má námitky.

Když se dá prakticky všechno pořídit na internetu, může se účast na veletrhu zdát jako vyhozené peníze. Veletrh vám ale nabízí tři věci, které internet nenabídne:

• Osobní rozhovor. Mluvíte se zákazníkem z očí do očí a vidíte, jak reaguje na jednotlivé informace o produktu. Poznáte skryté námitky, které se v on-line světě nikdy nedozvíte a které by mohly zabránit obchodu, a můžete na ně hned reagovat.
• Produkt v ruce. Zákazník si produkt prohlédne, osahá a třeba i vyzkouší.
• Srovnání na jednom místě. Návštěvník veletrhu hledá řešení a na jednom místě srovná více dodavatelů. Právě to je vaše největší příležitost: z anonymních návštěvníků můžete získat tolik relevantních kontaktů, že z nich obchodní oddělení vyžije do dalšího veletrhu.

Účastí na veletrhu navíc dáváte najevo určitou finanční stabilitu. Zákazník vidí, že nejste firma, která to myslí napůl.

Jak získat kontakty na veletrhu v 7 krocích

Veletržní marketing je příprava, průběh a navazující komunikace kolem účasti na veletrhu, které mají jeden cíl: přeměnit návštěvníky stánku na zákazníky. Následujících sedm kroků jde v pořadí, jak je budete dělat.

Krok 1: Stanovte účel a měřitelný cíl

Rozhodněte, jestli jedete na veletrh představit novinku, prodávat nebo získat nové obchodní kontakty, a cíl vyjádřete číslem, třeba počtem kvalifikovaných kontaktů.

Vystavovatele lze podle účelu rozdělit do tří skupin:

• Prezentace produktu. Chcete představit novinku nebo zásadní inovaci, aby svět věděl, že váš produkt existuje.
• Prodej. Produkt máte připravený v potřebném množství a na veletrhu ho prodáváte.
• Nové obchodní kontakty. Nejpočetnější skupina vystavovatelů jede na veletrh získat co nejvíc nových kontaktů.

Cíl je kvantifikace účelu. Když jedete pro kontakty, stanovte, kolik jich získáte. Když chcete prodávat, stanovte, v jaké částce. Když představujete produkt, stanovte, kolika zákazníkům nebo novinářům ho předvedete. Podle účelu a cíle pak připravte všechno ostatní: pozvánky, stánek i formulář. Cíl možná nesplníte na sto procent, ale bez něj nemáte s čím výsledek porovnat. U kontaktů si k cíli spočítejte i cenu za kvalifikovaný kontakt, tedy všechny náklady na veletrh vydělené počtem kontaktů s konkrétním zájmem. Po veletrhu ji porovnáte s cenou kontaktu z jiných zdrojů.

Krok 2: Zjistěte, co zákazníky zajímá

Před veletrhem pošlete stávajícím zákazníkům krátký dotazník a jejich odpovědi promítněte do pozvánky, materiálů i stánku.

Platí známé rčení, že největší chybou marketéra je myslet si, že ví, co si myslí zákazník. Průzkum je jednoduchá cesta, jak to zjistit doopravdy. Zeptejte se, co zákazníky na veletrhu zajímá, s čím mají potíže a co by u vás chtěli vidět. Odpovědi vám ukážou témata, která na stánku zaujmou. Jak dotazník sestavit, popisuje článek 6 kroků, jak vytvořit dotazník.

Krok 3: Pozvěte zákazníky předem

Dva až tři týdny před veletrhem pošlete pozvánku s číslem stánku a důvodem, proč se zastavit, a týden předem připomínku.

Do pozvánky napište, co na stánku uvidí a co tam dostanou: ukázku novinky, výsledky průzkumu nebo konzultaci zdarma. Kontakty, které odpověděly nebo klikly, si označte štítkem a obchodníci jim mohou navrhnout konkrétní čas schůzky. Kdo pozvánku neotevřel, tomu pošlete druhou vlnu s jiným předmětem, postup popisuje článek Druhá vlna e-mailu.

Krok 4: Postavte stánek podle zákazníka

Stánek musí na první pohled říct, komu a s čím pomáháte, protože návštěvník se rozhoduje v chůzi.

Představte si návštěvníka, který vejde do pavilonu, zastaví se a rozhlédne. Vidí desítky vystavovatelů, kteří čekají, až je někdo navštíví. Projde první stánek, druhý, třetí a pak už jen prolétne zbytek očima. Pokud nenabízíte něco opravdu výjimečného, musíte jeho pozornost upoutat hned.

Stánek proto postavte podle pravidla upoutat, zaujmout, předat poselství. Design, grafika, rozložení i to, kde stojí tablet s formulářem, vycházejí z průzkumu v kroku 2. Stánek nemusí být drahý: firmy, které se veletržnímu marketingu věnují, nabízejí skládací stánky k pronájmu nebo ke koupi, které se vejdou do dodávky a použijete je opakovaně.

Krok 5: Sbírejte kontakty rovnou do databáze

Na stánku otevřete formulář z Quandy na tabletu nebo vystavte QR kód s odkazem na něj, aby se každý kontakt uložil rovnou se souhlasem a se štítkem veletrhu.

Formulář nemusí být vložený na vašem webu. Na stránce Vložit kód najdete i adresu, na které se formulář zobrazí jako samostatná webová stránka, popisuje to nápověda Vložení kódu formuláře. Tu otevřete v prohlížeči tabletu. Stejnou adresu převeďte v libovolném generátoru na QR kód a vytiskněte ho na stojánek nebo leták, aby návštěvníci mohli formulář vyplnit ve vlastním telefonu, když je u tabletu fronta.

Pro veletrh vytvořte samostatný formulář se čtyřmi poli: e-mail, jméno, firma a otázka na termín nákupu, k tomu nezaškrtnuté políčko se souhlasem. Jeho automatizacemi nastavte, co se po odeslání stane:

• Přidat štítek, třeba Veletrh 2026, aby kontakty z veletrhu šly vybrat do follow-up kampaně.
• Vyplnit uživatelské pole zdrojem kontaktu, například Veletrh Brno 2026.
• Odeslat e-mail s poděkováním a slíbeným lead magnetem hned po vyplnění.
• Odeslat upozornění obchodníkovi, aby věděl, kdo se na stánku zastavil.
• Nastavit GDPR podrobnosti u kontaktů, které zaškrtly souhlas: právní titul, účel a délku zpracování.

Jak automatizace nastavit, popisuje článek Automatizace formulářů: jak je nastavit a využít naplno. Co nabídnout výměnou za kontakt, radí článek Lead magnety v B2B marketingu, jak připravit e-book, za který lidé dají kontakt, článek Jak vytvořit e-book.

Zdroj: vlastní zkušenost Quandy s formuláři a importem kontaktů.

Tip: Na wifi výstaviště nespoléhejte. Vezměte si telefon se sdílením dat nebo tablet s vlastní SIM kartou a pro jistotu i papírový formulář se stejnými poli a políčkem pro souhlas. Kontakty z papíru i vizitky po veletrhu nahrajete přes průvodce importem kontaktů a rovnou jim přidáte štítek veletrhu.

Krok 6: Rozlište zájemce od sběračů propisek

Do formuláře přidejte jednu otázku, která ukáže zájem, třeba kdy plánují nákup, a obchodníkům předávejte hlavně kontakty s konkrétním zájmem.

Kolem stánku projdou za den stovky lidí a každý má na veletrhu svůj důvod. Návštěvníky lze rozdělit do tří skupin:

• Sběrači propisek. Dejte jim propisku a nechte je jít dál.
• Potenciální zákazníci. Dnes nekoupí ani neobjednají, ale obchod s nimi můžete uzavřít v blízké budoucnosti. Patří do databáze a do pravidelné komunikace.
• Zákazníci tady a teď. Přišli koupit nebo objednat to, co potřebují. Ty má obchodník řešit hned.

Otázka ve formuláři, například „Kdy plánujete nákup?“ s volbami do měsíce, do půl roku a jen se dívám, vám po veletrhu ušetří hodiny třídění. Podle odpovědí rozdělíte kontakty do skupin a každé pošlete jiný follow-up.

Krok 7: Napište do 48 hodin po veletrhu

Do dvou dnů po veletrhu pošlete každému kontaktu e-mail, který navazuje na rozhovor na stánku, a zájemcům s konkrétní poptávkou zavolejte.

Follow-up e-mail je e-mail, který navazuje na osobní setkání a navrhuje další krok. Poděkování s lead magnetem odejde automaticky hned po vyplnění formuláře. Podle zkušenosti našich zákazníků se vyplatí poslat osobní e-mail od obchodníka do 48 hodin, dokud si vás lidé pamatují. Po týdnu, kdy se zájemci vracejí z veletrhů a probírají nabídky, je už v jejich schránce víc nabídek od konkurence. Kdo do týdne nereaguje, tomu pošlete druhý e-mail s jiným předmětem, třeba s krátkým příkladem z praxe nebo pozvánkou na ukázku.

Co do follow-up e-mailu patří:

• Připomínka setkání: kde jste se potkali a o čem jste mluvili.
• Slíbené podklady: nabídka, ceník, výsledky průzkumu nebo lead magnet.
• Jeden další krok: termín schůzky, ukázka produktu nebo krátký hovor.
• Odhlášení: u newsletteru a obchodních sdělení vždy.

Kontakty, které souhlasily se zasíláním novinek, pak zařaďte do pravidelné komunikace. Na stánku jste začali vztah a newsletter ho udrží až do dalšího veletrhu. Jak navazující e-maily automatizovat, popisuje článek E-mailové automatizace: 8 scénářů, které pracují za vás.

6 chyb, kvůli kterým jsou peníze za veletrh vyhozené

Šest chyb, kterých se vystavovatelé dopouštějí nejčastěji, a krok postupu, který jim předejde:

Zdroj: zkušenosti Ing. Jiřího Janečka ze společnosti Fiveco s vystavovateli na veletrzích.

Poslední chyba je nejčastější a nejdražší. Když pracujete pod časovým tlakem, neděláte věci tak, jak je potřeba, ale jen tak, jak je zvládnete. A když jednu část neuděláte dobře, projeví se to na výsledku.

Jak sbírat kontakty na veletrhu v souladu s GDPR

Souhlas se zasíláním obchodních sdělení je dobrovolný a aktivní projev vůle, kterým vám člověk dovolí posílat mu nabídky a novinky e-mailem. Na veletrhu platí stejná pravidla jako na webu.

Obchodní sdělení e-mailem smíte v Česku posílat jen se souhlasem adresáta nebo vlastnímu zákazníkovi s nabídkou obdobných produktů. Stanoví to § 7 zákona č. 480/2004 Sb. Pro veletrh z toho plynou tři pravidla:

• Políčko se souhlasem nechte nezaškrtnuté. Souhlas musí návštěvník dát sám, předvyplněný souhlas neplatí.
• Vizitka není souhlas. Na vizitku můžete odpovědět tím, o čem jste spolu mluvili, třeba slíbenou nabídkou. Do newsletteru ale zařaďte jen toho, kdo souhlas dal.
• Souhlas si zaznamenejte. U formuláře z Quandy to udělá automatizace s akcí Nastavit GDPR podrobnosti. U kontaktů z papíru vyplníte právní titul, účel a délku zpracování při importu.

Pozor: Slosování o cenu podmíněné souhlasem s newsletterem je riskantní, protože souhlas pak není dobrovolný. Účast v soutěži a souhlas se zasíláním novinek dejte do formuláře jako dvě samostatná políčka.

Adresu zapsanou na tabletu můžete ověřit přes double opt-in: návštěvník dostane ověřovací e-mail a v Kontaktech se objeví až po kliknutí na odkaz. Požádejte ho, ať e-mail potvrdí rovnou na stánku v telefonu, máte tak jistotu, že se v adrese nepřeklepl. Víc o ověření adres v článku Double opt-in. Co je to a jak funguje? a o pravidlech pro obchodní sdělení v článku Co je spam a 4 pravidla, aby e-maily nepadaly do spamu.

Kontrolní seznam: kontakty z veletrhu

Před veletrhem, na stánku a po něm zkontrolujte, že máte cíl, pozvánky, formulář se souhlasem, štítek a follow-up.

• Mám stanovený účel účasti a cíl vyjádřený číslem.
• Zákazníkům jsem poslal dotazník a pozvánku s číslem stánku.
• Formulář pro veletrh má nezaškrtnuté políčko se souhlasem a otázku na zájem.
• Automatizace formuláře přidá štítek veletrhu a pošle poděkování s lead magnetem.
• Na stánku je tablet s připojením a QR kód s odkazem na formulář.
• Mám papírový formulář jako zálohu.
• Follow-up e-mail odejde do 48 hodin po veletrhu.
• Po veletrhu jsem spočítal cenu za kvalifikovaný kontakt.

Kontakty z veletrhu: shrnutí

Veletrh se vyplatí, když z něj odjedete s kontakty v databázi, ne s krabicí vizitek. Stanovte si cíl, pozvěte zákazníky předem, sbírejte kontakty se souhlasem rovnou do Quandy a napište jim do dvou dnů. Stejná pravidla platí po celý rok: pravidelná komunikace se stávajícími i potenciálními zákazníky přes newslettery a užitečné rady udrží vztah, který jste na stánku začali.

Článek vznikl ve spolupráci s Ing. Jiřím Janečkem, jednatelem společnosti Fiveco, která se zabývá veletržními stánky a veletržním marketingem.

Jak sbírat kontakty formuláři a lead magnety, projdete v online kurzu zdarma Získávání kontaktů: formuláře a lead magnety. A pokud si nevíte rady s formulářem pro veletrh, ozvěte se nám, rádi vám ho pomůžeme nastavit.