Quanda a GDPR: jak chráníme a spravujeme osobní údaje

Quanda je česká platforma pro e-mailové kampaně, online dotazníky, formuláře a marketingovou automatizaci. Quanda a GDPR v kostce: za kontakty ve své databázi odpovídáte vy jako správce osobních údajů, Quanda je zpracovatel, který je podle vašich pokynů ukládá a rozesílá jim e-maily. Vztah upravuje smlouva o zpracování osobních údajů, která je součástí smluvních podmínek. Data jsou uložená v datových centrech na území EU, zálohují se jednou denně a přístup k nim je chráněný. U každého kontaktu Quanda eviduje právní titul, účel a platnost zpracování, ověření double opt-in a záznam o vyplněném formuláři. Kampaň pak odejde jen těm, kterým psát smíte. Tady najdete na jednom místě, jak Quanda osobní údaje eviduje, spravuje a zabezpečuje, a odkazy na všechny návody, články, kurzy a webináře k ochraně osobních údajů.

V kostce

1. Porušení zabezpečení vám Quanda oznámí nejpozději do 48 hodin a po ukončení služby vaše data do 30 dnů smaže.
2. Data leží v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem, zálohují se jednou denně a do aplikace se přistupuje jen šifrovaným spojením.
3. U kontaktu Quanda eviduje právní titul, účel, platnost, status zasílání a ověření double opt-in.
4. Formulář se souhlasem uloží ke kontaktu právní titul, účel a platnost sám, znění souhlasu najdete ve Vyplněných formulářích.
5. Odhlášené kontakty a kontakty s vypršelým souhlasem Quanda z příjemců kampaní vyřadí automaticky.
6. Žádost člověka o jeho údaje vyřídíte exportem, opravou nebo smazáním kontaktu. IP adresy respondentů dotazníků Quanda neukládá.

Stručně: kdo za co odpovídá a kde jsou data

• Kdo je správce: vy. Rozhodujete, komu a proč píšete, a musíte mít ke každému kontaktu právní titul.
• Kdo je zpracovatel: Quanda. Údaje ukládá a rozesílá jen podle vašich pokynů a podle smlouvy o zpracování.
• Kde jsou data: v datových centrech na území Evropské unie, hosting je ve Frankfurtu nad Mohanem.
• Co musíte udělat vy: získat souhlas nebo jiný právní titul, evidovat ho u kontaktu a vyřizovat žádosti lidí o jejich údaje.

Co se změnilo od vydání článku: Článek vyšel v dubnu 2018, měsíc před účinností GDPR, jako přehled novinek, které Quanda kvůli nařízení připravila. V říjnu 2026 jsme ho přepracovali na souhrn všeho, co dnes Quanda pro ochranu osobních údajů dělá: přibylo zabezpečení a umístění dat, podzpracovatelé podle aktuálních smluvních podmínek, nový editor formulářů, kategorie obsahu na stránce pro odhlášení, mazání kontaktů, uživatelské role a dvoufaktorové ověření.

Kdo je v Quandě správce a kdo zpracovatel osobních údajů

GDPR je nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů, které platí od 25. května 2018. Rozlišuje dvě role, a na tom, kterou máte, závisí, za co odpovídáte.

• Správce osobních údajů je ten, kdo určuje, proč a jak se osobní údaje zpracovávají. U kontaktů v Quandě jste to vy: rozhodujete, koho do databáze přidáte, co mu pošlete a na základě čeho.
• Zpracovatel osobních údajů je ten, kdo údaje zpracovává pro správce a podle jeho pokynů. To je Quanda: kontakty ukládá, rozesílá jim vaše e-maily a vyhodnocuje kampaně.

Smlouva o zpracování osobních údajů je smlouva mezi správcem a zpracovatelem, kterou GDPR v článku 28 vyžaduje. Často se jí říká zpracovatelská smlouva nebo DPA, z anglického data processing agreement. S Quandou ji nemusíte podepisovat zvlášť. Vzniká automaticky v okamžiku, kdy začnete Quandu používat, a tvoří článek 10 smluvních podmínek. Smlouva mimo jiné stanoví:

• Jaké údaje Quanda zpracovává. Například jméno, e-mail, telefon, adresu, zdroj kontaktu, odpovědi v dotaznících a údaje o tom, jak příjemce s e-mailem naložil.
• K jakému účelu. Quanda údaje zpracovává jen kvůli poskytování služby, ne pro sebe. Nesdružuje údaje získané k různým účelům.
• Jak je chrání. Technická a organizační opatření popisuje další kapitola.
• Komu je smí zpřístupnit. Seznam podzpracovatelů je v tabulce níže.
• Co se stane při incidentu. Porušení zabezpečení vám Quanda oznámí nejpozději do 48 hodin.
• Co se stane na konci. Do 30 dnů od ukončení smlouvy Quanda údaje zlikviduje.
• Kontrolu. Máte právo na informace a na audit, ohlášený nejméně 30 dní předem, nejvýš jednou za rok.

Pokud máte s Quandou uzavřený vlastní písemný dodatek ke smlouvě o zpracování, má před smluvními podmínkami přednost. Jak s osobními údaji zachází Quanda u svých vlastních zákazníků a návštěvníků webu, popisují Zásady ochrany osobních údajů a Zásady používání cookies.

Kde Quanda ukládá osobní údaje a jak je chrání

Osobní údaje v Quandě jsou uložené v datových centrech na území Evropské unie a bezpečnost dat zajišťují opatření, ke kterým se Quanda zavázala ve smlouvě o zpracování. Hosting zajišťuje služba Linode společnosti Akamai Technologies a data leží v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem v Německu. Quandu od roku 2012 vyvíjí Quanda International v Praze.

K ochraně dat se Quanda ve smlouvě o zpracování zavazuje zejména k těmto opatřením:

• Šifrované spojení. Do aplikace se přistupuje jen přes HTTPS (TLS).
• Denní zálohy. Data se zálohují jednou denně.
• Omezený přístup. K účtům zákazníků má přístup jen omezený okruh lidí, kteří zajišťují provoz, vývoj a zákaznickou podporu. Jsou vázaní mlčenlivostí a pravidelně školení.
• Dvoufaktorové ověření pro personál. Tito lidé se do administrace aplikace přihlašují s dvoufaktorovým ověřením.
• Žádné kopie navíc. Kopie vaší databáze bez vašeho souhlasu Quanda nevytváří, pokud to není nutné k poskytování služby.
• Mlčenlivost. O osobních údajích i o bezpečnostních opatřeních, a to i po skončení smlouvy.

Podzpracovatel je další firma, která pro Quandu zajišťuje část služby a přitom se může dostat k osobním údajům. Podle smluvních podmínek k 15. 10. 2026 to jsou:

Zdroj: Smluvní podmínky, čl. 10.17 a 10.28, znění platné od 15. 10. 2026.

Někteří podzpracovatelé mají sídlo nebo mateřskou společnost mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud se tím údaje předávají do třetí země, děje se to jen za podmínek GDPR, tedy na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek. Když chcete mít jistotu, že e-maily odcházejí jen přes evropská datová centra, požádejte podporu. Quanda váš účet takto nastaví, pokud to zvolená služba pro odesílání technicky umožňuje. O každém novém podzpracovateli vás Quanda předem informuje a vy máte tři pracovní dny na námitku.

Tip: Za obsah databáze odpovídáte vy. Než začnete s velkou úpravou kontaktů nebo s hromadným importem, udělejte si export kontaktů. Budete mít vlastní zálohu stavu před změnou.

Co Quanda u každého kontaktu eviduje

Evidence zpracování je přehled toho, na základě čeho, k čemu a jak dlouho osobní údaje kontaktu zpracováváte. Quanda ji vede přímo v detailu kontaktu v části Nastavení odesílání a jeden kontakt může mít víc záznamů najednou, třeba souhlas se zasíláním novinek a zároveň oprávněný zájem jako zákazník.

• Právní titul. Právní titul je důvod podle GDPR, který vás ke zpracování opravňuje. Quanda nabízí šest titulů: oprávněný zájem správce, plnění právní povinnosti, plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření, souhlas se zpracováním osobních údajů, veřejný zájem a životně důležitý zájem.
• Účel zpracování. Účel zpracování je důvod, proč údaje zpracováváte, například zasílání obchodních a reklamních sdělení nebo zasílání informací o novinkách. Na výběr je 19 účelů včetně výchozího Nenastaven, celý seznam s čísly pro import najdete v článku GDPR v e-mail marketingu.
• Platnost. Datum, do kdy údaje k danému účelu zpracováváte. Po jeho uplynutí kontakt k tomuto účelu kampaně nedostane.
• Status zasílání e-mailů. Říká, jestli kontaktu smíte posílat e-maily.
• Ověření double opt-in. Kontakt, který potvrdil adresu kliknutím na ověřovací odkaz, má v seznamu kontaktů příznak Ověřen a v historii kontaktu je vidět, kdy a kterým formulářem k ověření došlo.
• Validace adresy. Každá nová adresa z formuláře, importu, ručního zadání i API projde kontrolou a dostane výsledek Platný, Rizikový nebo Neplatný. Neplatné adresy se mezi příjemce kampaní nedostanou.
• Kategorie obsahu. Které kategorie obsahu má kontakt přihlášené a které odhlásil.

Status zasílání e-mailů má čtyři hodnoty. Čísla použijete při importu a v API:

Právní titul, účel a platnost jsou v Quandě ve všech tarifech. U nových kontaktů je vyplní formulář, u stávající databáze je nastavíte hromadně importem podle návodu Jak importovat právní titul, účel a platnost kontaktů do Quandy.

Pozor: Dokud u kontaktů nic nenastavíte, mají výchozí účel Nenastaven bez právního titulu i platnosti. Než začnete posílat, srovnejte si evidenci, u velké databáze hromadným importem.

Jak Quanda ukládá souhlas z formulářů

Souhlas se zpracováním osobních údajů je dobrovolný, konkrétní a informovaný projev vůle, kterým vám člověk dovolí jeho údaje k určitému účelu zpracovávat. Musí ho udělit sám, zaškrtnutím prázdného políčka, a vy ho musíte umět doložit. Formuláře Quandy jsou na to připravené:

1. Do formuláře přidáte zaškrtávací pole se souhlasem, které není předem zaškrtnuté, a odkaz na plné znění souhlasu.
2. V automatizaci formuláře zvolíte podmínku Formulář byl odeslán se souhlasem a akci Nastavit GDPR podrobnosti. V ní vyberete právní titul, účel zpracování a délku zpracování od jednoho dne do 20 let.
3. Když člověk formulář se zaškrtnutým souhlasem odešle, uloží se ke kontaktu právní titul, účel a platnost spolu s datem a časem, zdrojem a názvem formuláře.
4. Celý odeslaný formulář včetně znění zaškrtnutého souhlasu zůstane ve Vyplněných formulářích. Tím souhlas kdykoli doložíte.

Podrobný popis podmínek a akcí najdete v nápovědě Automatizace ve formuláři a v článku Automatizace formulářů. Jak formulář sestavit, aby přinášel nové kontakty, popisuje článek Jak vytvořit formulář.

Double opt-in je ověření e-mailové adresy, při kterém nový kontakt potvrdí přihlášení kliknutím na odkaz v ověřovacím e-mailu. Zapnete ho v nastavení formuláře na záložce Double opt in a funguje takto:

• Údaje z formuláře se uloží a odejde ověřovací e-mail.
• Do potvrzení kontakt v Kontaktech neuvidíte, nedá se mu nic poslat a nepočítá se do limitu kontaktů. Záznam je jen ve Vyplněných formulářích.
• Ověřovací odkaz platí 7 dní. Po kliknutí se kontakt objeví v Kontaktech s příznakem Ověřen.
• Kdo do 7 dní nepotvrdí, tomu Quanda e-mail i ostatní osobní údaje z formuláře smaže. Záznam ve Vyplněných formulářích zůstane, ale bez osobních údajů.

Double opt-in je ve všech tarifech a zároveň chrání formulář proti spamu. Víc v článku Double opt-in: co to je a jak funguje a v nápovědě Double opt in.

Tip: Stažení e-booku samo neopravňuje k zasílání newsletteru. Pokud chcete lidem posílat i další e-maily, přidejte do formuláře samostatné nezaškrtnuté políčko se souhlasem.

Jak Quanda hlídá, komu kampaň odejde

Ochrana osobních údajů v e-mail marketingu hlavně znamená neposlat e-mail tomu, komu psát nesmíte. Quanda to hlídá na stránce Příjemci při každé kampani:

• Účel zpracování. V Podrobném filtru vyberete účel, kterého se kampaň týká. Quanda mezi příjemci nechá jen kontakty, které mají tento účel nastavený a platný.
• Kategorie obsahu. Když v nastavení kampaně vyberete kategorii obsahu, Quanda sama vyřadí ty, kdo ji odhlásili.
• Odhlášené kontakty. Mezi příjemci se nikdy neobjeví, ať mají jakékoli štítky.
• Vypršelý souhlas. Kontakt s uplynulou platností dostane status Nemůžeme zasílat (vypršel souhlas) a do kampaní k danému účelu se nedostane.
• Neplatné a nedoručitelné adresy. Neplatné adresy a adresy na blacklistu kvůli opakovanému nedoručení Quanda z příjemců vyřadí sama.

Celý postup výběru příjemců podle účelu popisuje článek GDPR v e-mail marketingu. Kategorie obsahu, validaci adres a blacklist vysvětluje webinář Zefektivněte své kampaně díky chytré práci s kontakty.

Odhlášení a kategorie obsahu

Odkaz pro odhlášení musí být v každém obchodním sdělení. Když na něj příjemce klikne, otevře se stránka pro odhlášení:

• Kategorie obsahu. Pokud máte v Nastavení vytvořené kategorie obsahu, příjemce odhlásí jen témata, která ho nezajímají, a ostatní dostává dál.
• Pauza. Může si dát pauzu na tři měsíce, po které se sám vrátí mezi přihlášené.
• Odhlášení ze všeho. Zrušení všech e-mailů je na stránce vždy.

Po úplném odhlášení dostane kontakt status Nemůžeme zasílat (odhlášení) a mezi příjemci kampaní se už neobjeví. Odhlášené kontakty se nepočítají do limitu tarifu a nemažte je: po smazání by Quanda zapomněla, že si e-maily nepřejí, a při dalším importu byste je mohli omylem přidat znovu. Víc v nápovědě Odhlášené kontakty.

Tip: Když vám někdo na hromadný e-mail odpoví, že si přeje být odhlášen, nemusíte ho hledat v kontaktech. Stačí v jeho odpovědi kliknout na odkaz pro odhlášení v citovaném e-mailu.

Dotazníky a osobní údaje respondentů

Online dotazníky v Quandě sbírají jen to, na co se zeptáte. IP adresy respondentů Quanda nesbírá ani neukládá.

• Dotazník rozeslaný kampaní z Quandy respondenta pozná. Ve Vyplněných dotaznících vidíte, kdo co odpověděl, a můžete podle odpovědí spouštět automatizace.
• Odkaz sdílený mimo kampaně Quandy (na webu, na sociálních sítích, v běžném e-mailu nebo přes QR kód) je anonymní, pokud v dotazníku nepožádáte o kontaktní údaje.
• Odpovědi se neukládají ke kontaktu. Zůstávají u dotazníku.

Průzkum spokojenosti zaměstnanců proto posílejte mimo kampaně Quandy, aby byl opravdu anonymní. Jak dotazník postavit, popisuje článek 6 kroků, jak vytvořit dotazník.

Jak vyřídit žádost člověka o jeho osobní údaje

Každý člověk ve vaší databázi má podle GDPR práva, která u vás jako u správce může uplatnit. V Quandě je vyřídíte takto:

Jednotlivě jde v Quandě smazat každý kontakt, i odhlášený nebo takový, kterému už odešla kampaň. Omezení platí jen pro hromadné mazání: hromadně smažete blacklistované kontakty a kontakty, ke kterým Quanda neeviduje žádnou vazbu. Důvody vysvětluje nápověda Proč nemůžu vymazat všechny označené kontakty?

Pozor: Žádost o výmaz posuďte. Odhlášení a výmaz nejsou totéž: kdo si jen nepřeje e-maily, toho stačí odhlásit a Quanda si to bude pamatovat. Některé údaje vám navíc může jiný zákon ukládat uchovat, třeba kvůli účetnictví.

Všechna práva příjemců a postup jejich vyřízení krok za krokem prochází lekce Práva příjemců a jak je vyřídit v online kurzu zdarma.

Uživatelé, role a zabezpečení účtu

Kdo ve vaší firmě s osobními údaji v Quandě pracuje, určujete vy přes uživatelské role. Uživatelská role je sada oprávnění, která říká, co uživatel v Quandě vidí a smí dělat.

Zdroj: nápověda Uživatelské role. Kdo je vlastníkem kontaktu, nastavíte podle návodu Vlastník kontaktu.

Dvoufaktorové ověření je přihlášení, při kterém kromě hesla zadáte i kód z ověřovací aplikace v mobilu. I kdyby se vaše heslo dostalo do cizích rukou, bez kódu se do účtu nikdo nedostane. Zapnete ho v profilu v části Zabezpečení, postup je v nápovědě Jak nastavit dvoufaktorové ověření. Doporučujeme ho zapnout všem uživatelům, kteří mají přístup ke kontaktům.

Přístup přes API se řídí právy uživatele a tarifem a API klíč spravujete v Quandě, viz Dokumentace k API a API klíč. Mazání kontaktů přes API je ve výchozím stavu vypnuté a povolí ho podpora. Pokud Quandu propojujete s AI asistentem přes Quanda MCP server, e-maily ani identifikátory příjemců server neopustí.

Jak dlouho Quanda údaje uchovává

Doba uchování je doba, po kterou máte data v Quandě k dispozici. Podle smluvních podmínek platí:

Zdroj: Smluvní podmínky, čl. 6.7 a 10.19.

Údaje uchovávané podzpracovateli, například záznamy o doručení e-mailů, se odstraňují podle jejich pravidel uchovávání.

Proč Quanda hlídá, odkud kontakty máte

Všichni zákazníci Quandy sdílejí jedno odesílací prostředí. Když někdo pošle kampaň na koupenou nebo sesbíranou databázi, zhorší reputaci a doručitelnost všem. Quanda proto:

• Každou novou registraci ručně schvaluje.
• S každým novým zákazníkem řeší zdroj jeho e-mailových adres včetně právních aspektů zpracování osobních údajů.
• Nepřijímá koupené, sdílené ani strojově sesbírané databáze.
• Pravidelně u každého účtu vyhodnocuje doručitelnost a stížnosti na spam. Cílem je doručitelnost nad 95 % a stížnosti pod 0,3 %. Při dlouhodobě horších číslech odesílání pozastaví a se zákazníkem řeší příčinu.

Výsledek je vidět na číslech: stížnosti na spam u kampaní odeslaných z Quandy se za posledních 36 měsíců (říjen 2023 až září 2026) drží pod 0,03 %, tedy desetkrát pod limitem 0,3 %, který vyžaduje Google.

Proč se koupená databáze nevyplatí ani právně, ani obchodně, vysvětluje článek Koupená databáze e-mailů.

Evidence kontaktů v Quandě a v tabulce nebo CRM

Kontakty pro e-mail marketing můžete vést i v tabulce nebo v CRM, které účel a platnost zpracování neeviduje. Rozdíl je v tom, co pak musíte hlídat sami:

Kde najdete další informace o GDPR v Quandě

Všechno, co na webu Quandy k ochraně osobních údajů najdete, na jednom místě.

Články

• GDPR v e-mail marketingu: souhlas, právní titul a import kontaktů: kdy potřebujete souhlas, kdy stačí oprávněný zájem a jak importovat právní titul, účel a platnost.
• Double opt-in: co to je a jak funguje: ověření adresy a jeho vliv na otevíratelnost.
• Automatizace formulářů: souhlas a GDPR podrobnosti v automatizaci formuláře.
• Kontakty z veletrhu: jak získat souhlas od lidí, které potkáte osobně.
• Koupená databáze e-mailů: proč ji nepoužívat a čím ji nahradit.

Online kurzy zdarma

• GDPR a e-mail marketing v praxi: pět lekcí od rolí podle GDPR přes souhlas a oprávněný zájem, double opt-in a právní aspekty při importu až po práva příjemců.
• Získávání kontaktů: formuláře a lead magnety, lekce Double opt-in a právní čistota.
• Databáze kontaktů: import, hygiena a segmentace, lekce Stavy kontaktů: odhlášení a blacklist.

Webináře

• Zefektivněte své kampaně díky chytré práci s kontakty: kategorie obsahu, stránka pro odhlášení a validace adres.
• Získejte více nových kontaktů díky chytřejším formulářům: formuláře a souhlas, který nesmí být předem zaškrtnutý.

Nápověda

• Jak správně importovat právní aspekty zpracování osobních údajů (GDPR)
• Export kontaktů a jejich příprava pro import
• Double opt in, Vyplněné formuláře a Automatizace ve formuláři
• Odhlášené kontakty a Blacklistované kontakty
• Proč nemůžu vymazat všechny označené kontakty?
• Uživatelské role a Jak nastavit dvoufaktorové ověření

Dokumenty

• Smluvní podmínky, článek 10 je smlouva o zpracování osobních údajů.
• Zásady ochrany osobních údajů a Zásady používání cookies.

Kontrolní seznam: GDPR v Quandě

Než začnete s Quandou posílat, zkontrolujte tyto body.

• Máte přečtený článek 10 smluvních podmínek, tedy smlouvu o zpracování.
• Každý kontakt má právní titul, účel a platnost, žádný nezůstal na účelu Nenastaven.
• Formuláře mají nezaškrtnuté políčko se souhlasem a automatizaci Nastavit GDPR podrobnosti.
• Nové kontakty potvrzují adresu přes double opt-in.
• Příjemce kampaní vybíráte podle účelu zpracování.
• Máte nastavené kategorie obsahu, aby se lidé nemuseli odhlašovat ze všeho.
• Odhlášené kontakty nemažete, smažete jen ty, kdo požádají o výmaz.
• Uživatelé mají role podle toho, co potřebují, a zapnuté dvoufaktorové ověření.

Evidence právního titulu, účelu a platnosti, double opt-in, kategorie obsahu i automatické vyřazení odhlášených kontaktů jsou ve všech tarifech Quandy, nic z toho se nedokupuje. Formuláře a dotazníky jsou samostatné moduly. Cenu podle velikosti databáze a zvolených modulů spočítá ceník.

Závěrem

GDPR po vás chce vědět, čí údaje máte, proč, na základě čeho a jak dlouho, a umět to doložit. Quanda za vás údaje bezpečně uloží v EU, eviduje u každého kontaktu, co potřebujete, a pohlídá, aby kampaň odešla jen těm, kterým psát smíte. Rozhodnutí, komu a proč píšete, ale zůstává na vás.

Celé téma krok za krokem projdete v online kurzu zdarma GDPR a e-mail marketing v praxi. Článek není právní rada, znění souhlasu a zásad ochrany osobních údajů si nechte zkontrolovat právníkem. Pokud potřebujete pomoct s nastavením účtu, napište nám na support@onquanda.com, zavolejte na +420 605 163 892 nebo si domluvte konzultaci zdarma.